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新入社員が挨拶メールを送る時の注意点6つ【社内・社外向け例文つき】

にほんご倶楽部

入社後は、挨拶メールを送るのが基本。配属先の部署だけでなく、取引先に送る場合もあります。とはいえ内容に迷う人も多いでしょう。この記事では、新入社員が挨拶メールを送る時の注意点を解説。また、社内向け・社外向けに分けて例文も紹介します。

新入社員が入社後すぐやるべき仕事の1つに、挨拶メールを送ることがあります。

社内だけでなく取引先など社外に向けて挨拶メールを送れば、あなたを覚えてもらうきっかけになります。とはいえ、どんな内容にすれば良いか迷いますよね。

また、先輩や取引先に良い印象を与えるには、ビジネスメールのマナーを押さえることも大切です。

そこでこの記事では、新入社員が挨拶メールを送る時の注意点を解説。また、挨拶メールの例文を、社内向け・社外向けに分けて紹介します。

新入社員が挨拶メールを送る時の注意点6つ

まずは、新入社員が挨拶メールを送る時の注意点を確認しましょう。

(1)挨拶メールは入社初日に送る

仕事で関わる人になるべく早くあなたのことを覚えてもらうと、お互いにコミュニケーションが取りやすくなります。

また、はじめましての挨拶はできるだけ早くした方が、相手からの印象は良くなるでしょう。

そのため、挨拶メールは入社初日に送るのがベターといえます。

しかし、企業によっては挨拶メールを送るタイミングを指定したり、業務効率の観点から挨拶メールを廃止していたりする場合もあります。

そのため、独断で挨拶メールを送付するのはNG。まずは先輩に確認を取りましょう。

(2)挨拶メールの送付先と内容は先輩に確認を取る

挨拶メールの送付漏れがないよう、教育係の先輩に送り先を確認しましょう。

挨拶メールの内容も、先輩にチェックしてもらうのが無難です。

せっかく挨拶メールを送っても、内容に不備があると上司や先輩から「今度の新入社員、大丈夫かな?」と思われる可能性があるからです。

また、先輩に内容を確認してもらえば、安心してメールを送れるでしょう。

(3)必ず件名をつける

メールを送る際は、件名をつけるのが基本です。

それは挨拶メールでも一緒。件名をつけ忘れると、せっかく挨拶メールを送っても気づいてもらえないかもしれません。

件名は、メールの内容が端的に分かるようにつけると親切です。例えば、以下のようなものが良いでしょう。

社内向け

・【入社のご挨拶】○○○○(フルネーム)

・【配属のご挨拶】○○○○(フルネーム)

社外向け

・【着任のご挨拶】株式会社○○ ○○○○(フルネーム)

(4)宛名は正確に記載する

メールでは、冒頭に宛名を入れるのが基本です。

社内向けの場合は「部署名・役職・名前」、社外向けの場合は「会社名・部署名・役職・名前」の順番に宛名を書きましょう。

この際、会社名や名前などの誤りは失礼にあたります。社外に送る場合は先輩が持っている取引先の名刺などを、社内に送る場合は社員名簿などをきちんと確認することが大事です。

以下に宛名の例を示します。

社内向け

個人に送る場合は以下のように記載します。

相手の名前は名字だけでも良いですが、フルネームだとより丁寧な印象になります。敬称は、ある程度親しくなったら「さん」でも構いませんが、挨拶メールでは「様」が無難です。

○○部 部長
○○様

会社や部署全体に送る場合は「各位」を使うと良いでしょう。

○○部各位

社外向け

挨拶メールでは、相手の名前をフルネームで記載するのが無難です。ある程度信頼関係が築けてきたら、様子を見て名字だけにしても良いでしょう。

株式会社○○
○○部 部長
○○○○様

(5)メールを送る時は教育係の先輩をCCに入れる

慣れないうちは、メールでミスをしてしまうこともあるでしょう。無自覚に間違えたり、ミスをしても気づかなかったりするパターンも考えられます。

もし挨拶メールに不備があった場合、フォローできないと相手に良くない印象を与える可能性も。

ミスをしないように気をつけるのはもちろんですが、あなたのミスに気づいてもらえるよう、挨拶メールを送る際は先輩をCCに入れておくと良いでしょう。

そうすれば、あなたがミスをした時に、先輩が助け舟を出してくれるかもしれません。

(6)文字数は300~500字を目安にする

挨拶メールは、内容が薄すぎると印象に残りにくいです。

かといって、長すぎると読み手が負担に感じてしまいます。

文字数は全体で300~500字程度にしましょう。

次ページ:新入社員の挨拶メール例文【社内向け】

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