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リマインドメールの書き方や注意点・例文を紹介

三上ナナエ(マナー講師)

リマインドメールを送りたいけれど、催促していると誤解されたらどうしよう。そんな不安を抱えたことのある人もいるのではないでしょうか? 今回はそんなビジネスにおけるリマインドメールの大切さやメールを送るタイミング、例文などについて、マナー講師の三上ナナエさんに解説してもらいました。

「リマインドメール」は仕事上のミス、トラブルを事前に防ぐために必要な連絡メールです。

ビジネスの基本である、納期までに間違いなく仕事を完了させる上でも欠かせません。

送る場面、タイミングや内容などを押さえることでよりスムーズに仕事が進められます。

今回はそんなリマインドについて、紹介していきます。

リマインドとは?

ここではまず「リマインド」の意味や「催促」との違いについて解説していきます。

リマインドの意味は「相手に思い出させること」

まずは「リマインド」の意味から確認しましょう。

リマインドとは英語で書くと「remind」。「思い出させる」、「思い起こさせる」、「気づかせる」という意味です。

また、ビジネス上でのリマインドメールとは、ただ単に送る相手に「通知する」という意味合いではなく、思い出すことを助けるスタンスのこと。念のため行き違いがないかの連絡メールのことです。

「リマインド」と「催促」の違い

「リマインド」は相手に思い出させることの意。あくまでも再確認のニュアンスです。

それに対し「催促」は用件を早く実行するように要求することの意。相手を急かしている、指示しているようなニュアンスがあります。

リマインドメールであっても、表現する際には細心の注意を払わないと、失礼だなと思わせる可能性があります。

あくまでもリマインドメールは催促メールではなく、万が一の起こりそうなことを予測し、早めに気遣いをしておくことなのです。

リマインドメールのビジネスマナーを押さえておくことで、相手に「分かってるよ」と思わせるのではなく、「助かった!」「丁寧で確実な人だ」と安心してもらえることにもつながります。

次ページ:リマインドメールを送るタイミングは?

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