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リマインドメールの書き方や注意点・例文を紹介

三上ナナエ(マナー講師)

リマインドメールのポイント4つ

次に、リマインドメールを書く上でのポイントを4つ紹介していきます。

(1)件名は簡潔かつ分かりやすく

「リマインドです」とそのまま書くと失礼に感じる人もいます。

また長い件名はそれだけで読み飛ばされてしまう可能性があります。簡潔に伝わるようにしましょう。【】で結論を知らせると親切です。

例文

・【再送信】○月○日A会議の事前準備の件

・【ご返信のお願い】○月○日Aイベントの出欠について

・【ご確認】Aプロジェクト企画納期にあたり

・【日程間近】〇〇食事会の場所のご案内

(2)用件からではなくクッション言葉からスタートする

本題からだと不躾な印象を与えますので、相手の立場に寄り添う気遣いが伝わるクッション言葉を添えましょう。

例文

・お忙しいところ恐れ入りますが

・こちらの都合をお伝えし恐縮ですが

・行き違いでご返答いただいているかもしれませんが

(3)何に対してのリマインドなのかを説明する

案件をたくさん抱えた相手にとっては何のことか思い出せないこともあります。

何に対してのリマインドなのか、期限や確認事項は何か、すぐに伝わるように省略しないよう伝えましょう。

例文

・○月○日、○○会議の事前配布資料のご準備についてその後いかがでしょうか。

・○月○日、○○歓迎会の出欠につきましてご予定はいかがでしょう。

・○月○日、○○の打ち合わせのお日にちが迫って参りましたので再度ご案内をさせていただきます。

(4)締めの言葉を使う

最後の言葉で文章全体の印象が左右されますので、丁寧に締めくくります。

例文

・何卒ご確認のほどお願いいたします。

・詳しくお伝えしておらず恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。

次ページ:シチュエーション別でのリマインドメール例文

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