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リマインドメールの書き方や注意点・例文を紹介

三上ナナエ(マナー講師)

リマインドメールを送るタイミングは?

特に重要度の高い約束事の前にリマインドメールをすることは、ビジネスでは一般的な慣習でもあります。

社内だけではなく社外の相手に対してもリマインドをすることで、うっかり忘れを未然に防ぐことができます。

まずは送るタイミングを考えましょう。

リマインドメールを送るタイミングはシーンによっても違います。決まりがあるわけではありませんが目安としてお伝えします。

重要なアポイントメントや会議:3日ほど前

3日前くらいに送ると良いでしょう。

直前ですと先方もメールを見ない可能性もありますし、忘れられていた場合、予定調整がさらに難しくなります。

提出期限があるもの:1週間ほど前

重要なイベントやコンペ、会議の準備物、資料の作成などは、リカバリーの時間も考えたタイミングで送ります。

基本的に期限の1週間前くらいに、「何か困っていることはないか、お手伝いはないか」という心配りが伝わる内容で送ると良いでしょう。

初めての顔合わせ:前日の早めの時間

前日の早めの時間(午前中くらい)に再度場所のご案内や当日の連絡方法、そして「お時間をいただきありがとうございます」「お目にかかるのを楽しみにしています」など、感謝や配慮の言葉を添えると良いでしょう。

食事会:3日ほど前

3日前くらいに場所・時間などを再度お知らせすると、受け取る側も情報を探す手間が省け助かります。

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