整理する予定を入れておく!?　メール＆資料の整理テクは？

コツが「ある」と答えた人は5割強とこちらのほうが若干多い結果に。一方、「ない」と答えた人は、「片づけても、片づけてもたまってしまう！」「捨てどきがわからない」「整理する暇がない！」という理由が多い印象でした。

［回答者数：300（1年目=8.3%、2年目=12.7%、3年目=9.0%、4年目=13.0%、5年目=8.0%、6年目=8.7%、7年目=10.7%、8年目=9.7%、9年目=8.0%、10年目以上=10.7%、その他=1.2%）／『マイナビウーマン』にて2013年2月にWebアンケート］

 

そう答えた理由や、「資料やメールの整理術」にまつわるアイデアや悩みを教えてください。

時系列順に

• 日付で並べる。（情報・IT／技術職／2年目）
• 納期順に整理する。（学校・教育関連／その他／3年目）
• 時系列ごと、相手のジャンルごとなど、フォルダづくりをまずやる。そうすると、そのあとの整理もやりやすい。（商社・卸／秘書・アシスタント職／3年目）
• 資料は最優先のものから優先順に分けている。（学校・教育関連／専門職／9年目）

大まかにカテゴライズ

• 3、4個のクリアファイルに分類分けする。（学校・教育関連／専門職／3年目）
• ボックスで大まかに分類し、クリアファイルで案件ごとに整理する。（金融・証券／事務系専門職／3年目）
• フォルダをつくって細かく分ける。いらないものは即処分。（ホテル・旅行・アミューズメント／販売職・サービス系／3年目）
• タグやフォルダを細かすぎずざっくり分けて整理する。（学校・教育関連／事務系専門職／4年目）
• ざっくりフォルダ分けして保存しておき、ときどき不要なものを整理する。（学校・教育関連／事務系専門職／6年目）
• 海外数十カ国と取引しています。最初は細かくカテゴリーをつくっていたのですが、それだとどこのカテゴリーに入れたか忘れて探す羽目になったので、カテゴリーは国別でシンプルな区分けにしています。（その他／事務系専門職／10年目以上）

細かくファイル・フォルダ分け

• 資料ならきちんとファイル分けする、メールなら受信ボックスを細かく分ける。（学校・教育関連／事務系専門職／1年目）
• 用途ごとにファイリングする。関係あるものはとにかく一緒にまとめておく。（医療・福祉／事務系専門職／1年目）
• フォルダに細かく分けて、すぐに出せるようにしている。（マスコミ・広告／事務系専門職／5年目）
• 項目ごとやテーマごとにフォルダ分けする。（ソフトウェア／技術職／10年目以上）