Gmailのアーカイブとは何？　メールはどこに移動する？　解除方法や使い方を解説

Gmailのアーカイブ機能をご存知ですか？

メールを使っていると、どんどん受信トレイにメールが溜まっていきますよね。大切なメールも埋もれてしまいがちです。あまりにもメールが届くため、「必要なメールがなかなか見つからない」ということもあるでしょう。

そんな日常のストレスを解消してくれる便利な機能が「アーカイブ」です。

今回は、Gmailのアーカイブ機能について、内容と使用方法を解説します。ぜひ、仕事やプライベートで活用してみてくださいね。

Gmailのアーカイブとは何？

「アーカイブ」とは、届いたメールを普段は隠しておいて、必要な時には確認できるという機能です。

受信したメールを整理する方法には、削除やミュートもあります。しかし、いつか見るかもしれないメールならば、アーカイブがおすすめです。

お店やサービスに登録すると、毎日のようにいろいろなメールが届きますよね。気付けば受信トレイに数えきれないほどメールが届いている時もあるでしょう。

そんな時、「メールを残しておきたいけれど受信トレイにメールが溜まっていくのは避けたい」と考えているなら、ぜひ試していただきたい機能です。

アーカイブの意味は「保存する」

アーカイブは「書庫」の意味を持つ言葉です。しかしコンピューターの世界では、「データを元の場所以外で保管する」 という意味があります。

Gmailのアーカイブは、受信トレイ以外でメールを管理する機能です。受信ボックスをすっきりさせつつ、必要なものは残しておくといった使い方をかなえてくれるのです。

アーカイブと削除の違い

メールを完全に消す操作が「削除」です。

受信トレイで見つけられないようになるのは両方同じです。しかし、アーカイブは受信トレイでは表示がないものの、検索をすれば見つけられます。

Gmailでは、削除されたメールは「ゴミ箱」ラベルへと移ります。ゴミ箱へ移動したメールは、30日後には自動的に消去される仕組みです。消去されてしまうと、どれほど検索しようと表示されることはありません。

完全に不要なメールなら削除で構いませんが、どこかに残しておきたいと考えるならアーカイブを使います。

アーカイブは容量削減には使えない

アーカイブは受信トレイにメールが表示されなくなるだけで、メール自体は残っているため、Gmailの容量削減目的では使えません。

容量削減をしたいのであれば、アーカイブではなくゴミ箱にメールを入れて完全に削除するようにしましょう。

アーカイブとミュートの違い

メールを表示させない機能が「ミュート」です。ミュート機能も、受信トレイをすっきりさせる方法として活用できる機能の1つです。ただし、設定後の内容に違いがあります。

ミュートしたメールは相手から返信があったとしても、受信トレイには表示されない仕様です。確認するためには、「すべてのメール」から探すことになります。

しかし、アーカイブしたメールは、返信が来ると受信トレイに再び届くようになるため、見落としの心配が不要です。

「普段見る必要はないが、相手から返信が来たら確認しなくてはならない」というメールもありますよね。そんな時はミュートよりアーカイブが良いでしょう。