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Gmailをフォルダ分けするやり方は? 自動振り分けの設定方法を解説【スマホ・PC別】

小坂井さと子

Gmailのフォルダ分けとは、条件ごとにラベルを付けて自動的にメールを移動させられる機能です。今回は、Gmailのフォルダ分け方法を画像付きで分かりやすく説明します。

Gmailを仕事で使っていると、受信トレイがいつの間にかごちゃごちゃになりませんか?

Gmailの検索機能は優秀ですが、毎回、過去のメールを探すのも大変です。そんな時、用件別や送信者別に、自動でメールがフォルダ分けされていれば便利ですよね。

設定というとむずかしそうに聞こえますが、1ステップずつ画像付きで説明していくので、その通りに進めていけば大丈夫。スマホからでも設定できますよ。

本記事ではGmailアプリを自動でフォルダ分けするための設定方法を紹介します。


Gmailのフォルダ分け設定のやり方

まずは、Gmailのフォルダ分け設定についての基礎知識を見ていきましょう。

Gmailではフォルダ分けができない?


Gmailでは、一般のメーラー(メールを利用する時に使用するシステム)のようなフォルダはありません。その代わりに、ラベルとフィルタを使って、メールの振り分けを行います。

フォルダ分けをするには「フィルタ」機能を使う


前述した通り、Gmailにはフォルダがありません。メールを振り分ける時にラベルをつけて、フィルタでラベルごとに振り分けているのです。

ラベルとはメールをカテゴリごとに分けることができる機能のこと。1通のメールには複数のラベルをつけることができます。

そしてフィルタは、条件を設定して、その条件でメールを自動で仕分けすることができる機能。

ラベルで仕分け先を作成し、フィルタで自動仕分けすることで、メールを簡単に整理できるのです。

では、最初にラベルを作成するところから始めてみましょう。

フォルダ分け方法のステップ1:ラベルを追加する


まずは受信したメールにラベルをつけます。そうすることで、メールがどのような種類のものかカテゴリ分けすることができます。

(1)新しいラベルを作成する

新しいラベルを作成します。まずはメインメニューを表示します。

Gmail フォルダ分け
メインメニューの最下段の「もっと見る」をクリックし、下方向にスクロールして「新しいラベルを作成」をクリックします。するとポップアップウインドウが表示されます。

Gmail フォルダ分け
新しいラベル名を入力し、作成をクリックします。ここでは「仕事」とラベル名を入力しました。

Gmail フォルダ分け
メインメニューには、新しく「仕事」というラベルが表示されているのが分かります。

(2)ラベルを階層構造にする

先ほど作った「仕事」ラベルの下にさらに階層を作ることもできます。

「新しいラベル」のポップアップから、「次のラベルの下にネスト」にチェックを入れると、どのラベルの下の階層にラベルを作成するかを選ぶことができます。

Gmail フォルダ分け

ここでは作成した「仕事」のラベルの下に、「タスク」という下位階層のラベルを作成しました。

こうして階層を分けることで、より細かくメールを仕分けすることが可能です。

(3)メールをラベルに振り分ける

これまで送受信したメールにもラベルが設定できます。

過去メールのラベル設定は、3つの手順で行います。

Gmail フォルダ分け

手順1.トップの検索エリアでラベルをつけたいメールを探します(差出人やアドレスなどで検索)。

手順2.該当メールが表示されます。その中から、ラベルをつけたいメールを選んでチェックを入れます。

手順3.メニューバーから「ラベル」を選んでクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。そこからつけたいラベル名を選びます。最後に「適用」をクリックして完了です。

(4)メールのラベルを外す/付け替える

メールのラベルは外すことも付け替えることもできます。

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ラベルを外したいときは、メニューバーの「ラベルを削除」をクリックし、削除したいメールを選んでチェックを入れます。「適用」ボタンをクリックすると削除できます。

ラベルを付け替えたいときは、メニューバーの「ラベル」をクリックし、新しいラベル名を加えたり、別のラベルをチェックして、ラベルを付け替えることができます。

チェックを入れたら「適用」ボタンが表示されるので、「適用」をクリックして、ラベルの変更を完了させましょう。

メールの開封画面からのラベル設定

ラベルの設定はメールの開封画面からも行うことができます。

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メールを開封し、メニューバーの「ラベル」をクリックします。ドロップダウンメニューから、新規のラベルや、表示されるラベルを選んで、「適用」をクリックします。

フォルダ分け方法のステップ2:フィルタで自動振り分けを行う


ラベルを作成したら、次はフィルタを使って自動振り分けの設定を行います。

「フィルタ」とは、指定した条件のメールに自動で処理を行う機能です。「フィルタ」を活用することで、配信されるメールに自動でラベルをつけることができます。これでメールを自動的に仕分けすることができるようになりますよ。

フィルタの作成方法

自動でラベルをつけたいメールを表示します。

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メールの右上のその他アイコン「፧」をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。そこで「メールの自動振り分け設定」をクリックします。すると、以下のポップアップウインドウが表示されます。

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「含む」の箇所に、フィルタ名を入力し、「フィルタを作成」をクリックします。今回は、「勉強会」という言葉が使われているメールを仕分けるように条件付けすることにします。

すると、以下のポップアップウィンドウが表示されます。

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次に、以下の4つを設定して、フィルタをカスタマイズしましょう。

1.「受信トレイをスキップ」にチェックを入れます。ここにチェックを入れることで、受信トレイにメールを表示させないことになります。

チェックを入れなければ、受信トレイとつけたラベル先でメールを表示させることが可能です。

2.「ラベルを付ける」にチェックをいれ、ドロップダウンメニューから設定したいラベルをクリックします。ここでは先ほど作成した「仕事/タスク」のラベルを設定します。

3.「●件の一致するスレッドにフィルタを適用する」にチェックを入れます。ここにチェックを入れると、Gmail内にある同条件の過去のメールに対しても、同じフィルタが適用されます。

4.「フィルタを作成」をクリックします。これで指定した条件のフィルタが作成されました。この条件を満たすメールを受信するたびに、このフィルタが適用され、自動で仕分けされるようになります。

フィルタ設定後に確認する

自動振り分けでラベルを付けるように設定した「仕事/タスク」ラベルを表示します。

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保存されていた過去のメールに対しても、新しく作成したラベルがつけられたことが分かります。

では、新しく作成したメールが自動で振り分けられたかテストしてみましょう。

フィルタを設定したメールアドレスに「勉強会」という言葉を入れたテストメールを送信してみます。

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受信トレイではなく、「仕事/タスク」ラベルにメールが届いています。これでフィルタの設定は完了です。

「受信トレイをスキップ(アーカイブ)」とは

先ほど、フィルタを設定するときに、「受信トレイをスキップ」にチェックを入れました。

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こうすることで、受信トレイにはメールが溜まらなくなります。

もし、受信トレイにもメールを表示したい場合には、「受信トレイをスキップ」にチェックを入れないようにすると良いでしょう。

作成したフィルタの変更・解除する方法

フィルタを編集するには、右上の歯車アイコンをクリックし、設定画面を表示します。

設定画面の「フィルタとブロック中のアドレスをクリックすると、今までに設定したフィルタが表示されます。

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変更したいフィルタの「編集」をクリックすると、ポップアップウインドウが表示されます。

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「続行」をクリックすると、次のウィンドウに変わるので、適宜フィルタの修正を行い、「フィルタの更新」をクリックすれば完了です。

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また、編集ではなく削除(解除)を行いたい場合は、設定画面で「編集」ではなく「削除」をクリックしてください。

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