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Gmailのアーカイブ機能とは。消えたメールはどこ? 戻し方などを簡単解説

レン

Gmailのアーカイブ機能の使い方

ここからは、実際の画像を使いながら、アーカイブの使い方を解説します。パソコンとスマートフォンでは操作が違うため、それぞれご紹介しますね。

メールをアーカイブする

パソコンの場合、メールタイトルの少し上に「アーカイブ」のボタンがあります。

まずは受信トレイからアーカイブするメールをクリックして表示します。内容が表示されたら、タイトルの上にある、下向き矢印がついたグレーのボタンをクリックしてください。

ボタンをクリックすると、パソコンの画面左下に「スレッドをアーカイブしました」というメッセージが短い時間表示されます。メールタイトルの右側にあった、グレイで囲まれている「受信トレイ」という文字が消え、アーカイブ完了です。

スマートフォンのアプリでアーカイブする方法は2種類です。iPhone・Androidいずれも、アプリでの操作は共通となります。

基本的にはスマートフォンでの操作も、パソコンと似ています。対象となるメールを表示させてからボタンを押すと、すぐにアーカイブができます。

スマートフォンなら、受信メールの一覧画面で左右にスワイプするだけでメールをアーカイブに移せます。そのため「気付かないうちにアーカイブしていた」ということもあるので注意してください。

アーカイブしたメールを見る

アーカイブしたメールが必要になったら、以下の手順で探します。

まずはパソコンの場合のやり方です。

手順

1.検索ボックスにある下向きの矢印をクリック

2.「すべてのメール」のプルダウンをクリック

3.「すべてのメール(迷惑メール、ゴミ箱のメールを含む)」を選び検索

上記の操作により、アーカイブも含めたメール全部が表示可能です。

手順1.で検索する時に、該当メールのタイトルや含まれる単語などが分かっているなら入力するとスムーズです。また単語だけでなく、期間での絞り込みもできます。

次はスマートフォンでのやり方です。

スマートフォンであれば左のバーから「すべてのメール」をタップすればアーカイブしたメールも含めて、全てがが表示されます。

「なぜかメールが届かなくなった」という時は、誤操作でアーカイブになっている可能性が考えられます。そんな時は、検索を使って見つけてくださいね。

アーカイブしたメールの戻し方

アーカイブしたメールを受信トレイに再び表示させたい時の手順もシンプルです。

まずはパソコンでの操作の方法からです。

パソコン操作の手順

1.アーカイブしたメールを検索

2.タイトルの横にあるチェックボックスをクリックしてオンにする

3.受信トレイに移動させるボタンをクリックする

 

続いてスマートフォンのアプリで操作する場合です。

スマートフォン操作の手順

1.アーカイブしたメールを表示させる

2.右上にある丸が3つ並んだメニューをタップ

3.下に表示された「受信トレイに移動」をタップ

クリックまたはタップするボタンさえ覚えれば、メール整理にかける時間が大幅に減らせますよ。

アーカイブしたメールを一括で元に戻す方法

最後に、「アーカイブしたメールを何通か一括で元に戻したい」という時です。その場合は1つずつ作業する必要はありません。

パソコン操作の手順

1.元に戻したいメールにチェックを入れる

2.「受信トレイに移動」のボタンを押す

スマートフォン操作の手順

1.元に戻したいメールのうちの1つを見つけてタイトルを長押し

2.メールにチェックが表示されたら他のメールをタップして選ぶ

3.必要なメールの選択が済んだら画面右上のメニューをタップ

4.「受信トレイに移動」をタップ

デバイスが違っても使えるのがGmailの良いところです。パソコン・スマートフォンのアプリどちらで操作しても、情報は同期されますよ。

意外と知られていない、便利なGmailのアーカイブ機能

削除を行わなくても受信トレイをきれいに片付けられるのがアーカイブ。とても便利で簡単なのですが、意外と「知らない」という人も少なくありません。

アーカイブを使えば、シンプルな操作で受信トレイの見た目をすっきりさせられます。都度削除しなくても良い上に、必要な時にはいつでも確認できるので、使いこなせると便利です。

なお削除した記憶がないのにメールが見つからない、という時はアーカイブした可能性も考えられます。そんな時は、検索を使って見つけてみましょう。

ぜひアーカイブを活用して、Gmailの便利度をアップさせてくださいね。

(レン)

※画像はイメージです

 

 

※この記事は2021年06月30日に公開されたものです

レン

フリーライター。犬と音楽が大好き。B級ホラー映画フリーク。高校在学中に短編小説で新人賞を受賞。IT企業や設計会社で働き、ライターとして独立。エッセイやシナリオ、ブログ記事など各種記事を執筆中。

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