エクセルの共有機能の使い方は? 複数人で同時編集する方法
エクセルの共有ができない時の対処方法
ここでは、うまくエクセルの共有ができない場合の対処法を紹介します。
保存しようとするとエラーが出る場合
「エクセルの共有ができない」というケースで特に多いのが、保存しようとするとエラーが出てしまう、というものです。
数人で同時に作業をしていると、うまく共有できないことがあります。エラーが出るという時は、少し時間をずらして保存してみましょう。
また共有フォルダ内のファイルを変更するアクセス権がない場合にも、保存できない状態になります。
共有フォルダを保存しているパソコンで設定を確認し、アクセス制限を解除すると解決するでしょう。
共有違反のメッセージが表示される場合
共有に関連したエラーで、「共有違反のメッセージが表示されてしまい、ファイルが保存できない」というものもあります。
この現象が出るのはWindows VistaやWindows 7で使っているExcel 2007またはExcel 2010。「.xlsx 形式」のファイルを上書き保存しようとすると、「共有違反のため保存されませんでした」というエラーが出てしまうのです。
原因は、エクスプローラーが実行しているサムネイルのキャッシュ作成と、エクセルの保存処理が競合することです。
エラーメッセージには、「はい」「いいえ」のボタンが出ます。「はい」を選択すると、「名前を付けて保存」の画面が表示され、別名での保存が可能です。
「いいえ」を選択すると、「ファイルがテンポラリドキュメントに保存されました」というメッセージが表示されます。テンポラリドキュメントからファイルを探し、別名を付けて保存することが可能です。
頻繁にエラーが出るなら、修正プログラムパッケージを適用しましょう。
共有ブックが更新されない原因は?
「共有ブックを保存したはずが更新されていない」という時に考えられる原因も、複数人での同時編集です。
システム上、大勢が参照しているファイルは動作が不安定になる可能性があります。ファイルが保存できなかったり開けなかったりする可能性があるため、作成後には都度データが反映されているか確認すると良いでしょう。
また、自分が書き込みをした後に他の誰かが上書きをしてしまった、という可能性も考えられます。
エクセルの共有ブック機能を活用して作業効率を上げよう!
大勢で同時に参照している時は動作が不安定になる可能性もありますが、複数人で同時に作業を進められる共有ブック機能は、とても便利です。何度もデータのやりとりをする必要もありません。
お使いのエクセルでは、もう「共有ブック機能」が表示されていますか? 表示されていないのなら、リボンメニューの設定をすればボタン1つで使えるようになります。
便利な共有ブック活用を使いこなして、ぜひ作業の効率化を図ってみてくださいね。
(レン)
※画像はイメージです
※この記事は2021年08月24日に公開されたものです