エクセルの共有機能の使い方は？　複数人で同時編集する方法

共有ブック機能の操作手順

それではさっそく、共有ブック機能の操作手順を見ていきましょう。

「ブックの共有ボタン」の表示設定

以前のエクセルでは、共有機能が最初から表示になっていました。しかしエクセル2016以降とOffice365は、初期の状態では「ブックの共有ボタン」が表示されていません。

そのため、まずはブックの共有ボタンを表示するよう設定しましょう。

STEP1：「リボンのユーザー設定」を行う

エクセルの「校閲」タブを開き、グレーになっているリボンメニューを右クリックして「リボンのユーザー設定」を選択してください。

STEP2：「すべてのコマンド」を選択

エクセルのオプションが表示されたら、「コマンドの選択」のプルダウンから「すべてのコマンド」を選択します。

STEP3：「校閲」より「新しいグループ」をクリック

続いて、画面の右側にある「リボンのユーザー設定」の枠から「校閲」を選択。さらに「新しいグループ」をクリックし、OKを押してください。

STEP4：ブック共有・変更履歴・共有保護・比較反映を追加する

下記サンプル画像のように、画面左の「すべてのコマンド」の中から、「ブックの共有（レガシ）」「変更履歴の記録（レガシ）」（もしくは「変更の追跡（レガシ）」）「共有の保護（レガシ）」「ブックの比較と反映」を1つずつ選択し、「追加」をクリック。

新しいグループの下に4つ追加されたら、OKをクリックしましょう。

この4つが共有ブックにまつわる機能となっています。リボンのカスタマイズをすることにより、エクセルの画面から簡単に共有の設定ができるようになるのです。

STEP5：ボタンの追加を完了させる

STEP4で「OK」を押すと、エクセルのリボンメニューには新しい項目が追加されています。

ボタンの追加が終われば、ブックの共有設定完了です。

共有ブック機能の設定方法

それでは実際に、ブックを共有する方法を紹介します。

STEP1：「校閲」タブより「ブックの共有（レガシ）」を選択

共有を設定するには、設定したいブックを開き「校閲」タブにある「ブックの共有（レガシ）」を選択しましょう。

STEP2：表示されるユーザー名を選択

現在ブックを開いているPCのユーザー名が表示されますので、OKをクリックしてください。

これで共有設定の完了です。設定したファイル名の横には、「共有」という文字が表示されます。

共有ブックの編集方法

共有ブックの編集は、基本的には通常と同じです。

ただし、共有の影響を受けて使えなくなってしまう機能があります。

「ホーム」タブにある上記の項目は、グレーアウトしていて使用不可となりますので、注意が必要です。

共有ブックの解除方法

共有ブックの設定を解除する時は、「校閲」タブの中にある、「ブックの共有を解除」をクリックしましょう。

共有が解除になり、ブックの名前に付いていた「共有」も文字がなくなります。