エクセルの共有機能の使い方は? 複数人で同時編集する方法
共有ブック機能の操作手順
それではさっそく、共有ブック機能の操作手順を見ていきましょう。
「ブックの共有ボタン」の表示設定
以前のエクセルでは、共有機能が最初から表示になっていました。しかしエクセル2016以降とOffice365は、初期の状態では「ブックの共有ボタン」が表示されていません。
そのため、まずはブックの共有ボタンを表示するよう設定しましょう。
STEP1:「リボンのユーザー設定」を行う
エクセルの「校閲」タブを開き、グレーになっているリボンメニューを右クリックして「リボンのユーザー設定」を選択してください。
STEP2:「すべてのコマンド」を選択
エクセルのオプションが表示されたら、「コマンドの選択」のプルダウンから「すべてのコマンド」を選択します。
STEP3:「校閲」より「新しいグループ」をクリック
続いて、画面の右側にある「リボンのユーザー設定」の枠から「校閲」を選択。さらに「新しいグループ」をクリックし、OKを押してください。
STEP4:ブック共有・変更履歴・共有保護・比較反映を追加する
下記サンプル画像のように、画面左の「すべてのコマンド」の中から、「ブックの共有(レガシ)」「変更履歴の記録(レガシ)」(もしくは「変更の追跡(レガシ)」)「共有の保護(レガシ)」「ブックの比較と反映」を1つずつ選択し、「追加」をクリック。
新しいグループの下に4つ追加されたら、OKをクリックしましょう。
この4つが共有ブックにまつわる機能となっています。リボンのカスタマイズをすることにより、エクセルの画面から簡単に共有の設定ができるようになるのです。
STEP5:ボタンの追加を完了させる
STEP4で「OK」を押すと、エクセルのリボンメニューには新しい項目が追加されています。
ボタンの追加が終われば、ブックの共有設定完了です。
共有ブック機能の設定方法
それでは実際に、ブックを共有する方法を紹介します。
STEP1:「校閲」タブより「ブックの共有(レガシ)」を選択
共有を設定するには、設定したいブックを開き「校閲」タブにある「ブックの共有(レガシ)」を選択しましょう。
STEP2:表示されるユーザー名を選択
現在ブックを開いているPCのユーザー名が表示されますので、OKをクリックしてください。
これで共有設定の完了です。設定したファイル名の横には、「共有」という文字が表示されます。
共有ブックの編集方法
共有ブックの編集は、基本的には通常と同じです。
ただし、共有の影響を受けて使えなくなってしまう機能があります。
・セルを結合して中央揃え
・条件付き書式
・テーブルとして書式設定
・挿入
・削除
「ホーム」タブにある上記の項目は、グレーアウトしていて使用不可となりますので、注意が必要です。
共有ブックの解除方法
共有ブックの設定を解除する時は、「校閲」タブの中にある、「ブックの共有を解除」をクリックしましょう。
共有が解除になり、ブックの名前に付いていた「共有」も文字がなくなります。