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エクセルの「共有ブック機能」とは? 設定や解除の方法

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複数人で同じエクセルブック(ファイル)を使用するなら、「共有」機能を活用すると便利です。今回はエクセルの共有を設定する方法や、共有できない場合の対策について解説します。

仕事で日常的に「エクセルの共有」を活用できていますか? 複数人で同じエクセルを使って作業しなければならないなら、共有機能を使うと便利です。

しかし、人が設定してくれた共有機能自体は使っていても、自分では方法が分からず設定できないという人もいるのではないでしょうか。

ここではエクセル共有のメリットやデメリット、設定や共有できない時の対策などを紹介します。作業効率を高められる共有ブック機能について、ぜひ内容をチェックしてみてください。

エクセルブック(ファイル)の共有とは?

共有フォルダに入れてあるエクセルを開いても、誰かが使用している場合は編集できず、読み取り専用モードで開くしかありません。だからといって、相手が閉じるまで待つのも不便ですよね。

このような時に使える便利機能が、「共有ブック機能」です。

Excel(エクセル)での「ブック」の共有とは、複数の人が「同じファイルを同時に使用できること」を意味しています。「ブック」とはエクセルのファイルのことを意味します。

共有の設定がかかっている時には、編集履歴の確認もできます。

共有ブック機能のメリット

共有機能の大きなメリットは次の2つです。

・複数人で同時に開ける

・保存内容が自動で同期される

共有機能を利用する最も大きなメリットは、複数のパソコンから同時にブックを開いて作業を進められるということ。待つことなく作業が進められるため、時間の無駄がありません。

また、それぞれの保存した内容が自動で同期されるのも、共有ブック機能のメリットです。

共有ブック機能のデメリット

便利な共有機能ですが、デメリットもあります。

共有機能を使うと、シートの結合やシートの削除など、一部の機能が制限されてしまうのです。使用不可能な機能はエクセル上でグレーになってしまい、操作できません。

内容によっては共有しない方が良いブックもあるでしょう。

次ページ:共有ブック機能の操作手順

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