仕事が終わらない、泣きそう。終わらない原因と2つの主な対処法

「仕事が終わらない」。

この文字列だけで吐き気がしますが、仕事が忙し過ぎると人は病みます。

毎日終電、もしくは終電を逃してタクシー帰り、早朝出勤、持ち帰りの仕事、休息時間が皆無……などなど。

終わりが分かっている一瞬の激務であれば耐えられる可能性はありますが、恒常的に「ずっと忙しい」という状態が続くのは、体力的・精神的に大きな負担になります。

残業代が出ていてもきついのに、会社からは「残業規制」「定時で帰れ」「働き方改革」の名のもとに「帰れ」のプレッシャーは掛けられる。それにもかかわらず業務量はそのままだと、泣きそうになります。ストレスにより、最悪の場合心身に影響が出ることも。

今回は仕事が終わらないと嘆く人に向けて、定時内に終わらない焦りと不安にさいなまれないためにできることについてお伝えしていきます。

仕事が終わらない原因6つとは？

「とにかく忙しい……」状態にあるときは思考停止しがちですが、自分が何に時間を割いているのかを正しく理解しないと「仕事のやり方を変えて効率化する」なんてことはできません。

例えば、経理なら経理業務がメインですが、決算期に忙しくなるのは「事業部からの資料が届かない待ちの時間」や「事業部側の記載に修正箇所が多いため、確認作業が煩雑になる」など、自分以外の要素で業務が長時間化する場合もあり、影響範囲が大きいものは改善が難しくなります。

そのため、まずは「自分一人で改善が可能なもの」にフォーカスして取り組めることの原因と対策を考えましょう。

（1）優先順位と期日の確認ができていない

仕事の優先順位判断ができておらず、来た仕事を順番に打ち返していると時間はあっという間に無くなります。例えば、週明までに終わらせれば良い仕事を、確認不足でその日中に頑張ってしまって残業になる、などです。

期日と重要度の確認漏れは、業務が溢れる原因です。目先の判断ではなく、1週間程度の期間内で「いつまでに何を終わらせるのか」を判断する癖をつけましょう。

（2）仕事のToDo管理ができていない

自分に合った管理ができていないと、仕事の全量や期日確認漏れにつながります。

手帳に書く、ツールを使う、Excelで管理する……など、自分に合った方法で管理すれば良いのですが、効率が悪く仕事の抜け漏れが発生する人はほぼ、この仕事管理ができていません。

（3）他人に頼れない、聞けない

人にお願いする、頼るのも立派な仕事です。「上司に相談する」を最初の解決策として挙げましたが、全部自分でやろうとせずに適宜、人を頼ることは大事です。

意外と「やらなくていい仕事」「自分でなくてはならない仕事」は少ないものです。

（4）ツールを使っていない、知らない

「知っていれば秒で終わるのに、知らないと時間が掛かる」業務は多く、その差はツールやソリューションの使い方を知っているかどうかに依存します。

過去にチーム配下の子がファイル受領リストの作成業務でめちゃくちゃ時間が掛かっており、やり方を確認したところ、1000個ほどのファイル群の1個1個のファイル名をコピー＆ペーストしてリスト化しており白目をむいたことがあります。

たまたま私が気が付いて、方法を伝授しましたが、気が付いていなかったら虚無の作業に1～2日掛けていたことでしょう。

自ら知る・使う努力と、周囲に効率的なやり方を確認するの二軸で知らない知識をインプットしましょう。

（5）あなたが新人である

（1）～（4）までは、自分1人で解決しやすい範疇ですが、これ以降紹介する項目は、少しその難易度が上がっていきます。

仕事が終わらない背景には、その作業において「あなたが新人である」という理由が眠っているかもしれません。

「新人のキャパ」への加味がなく仕事を振る職場は考えものですが、事実そうした環境も存在します。先輩社員も新人社員も同量の仕事が与えられ、なおかつスピードの基準が先輩社員に置かれているなら……。仕事に時間がかかり、終わらずに悩むのも当然です。

この解決方法は2つ。慣れるための鍛錬をするか、それでも終わらないなら上司へ相談をするかです。

基本的に仕事は慣れればスピードアップしていくものなので、悩みすぎる必要はなさそうです。あなたのような不安を抱える新人は多くいるでしょう。

（6）人手不足

そもそもの仕事量が、そこにいる人達のキャパを越えている可能性もあるでしょう。つまり人材不足です。

人材不足は厄介なもので、多くの場合あなた1人で解決できる問題ではありません。相応の決裁権を持った人が現場の実情に気づく必要があるからです。そして、ただ「人でが足りないのでは？」と意見をしても、跳ね除けられることがほとんど。

ポイントは、業務に必要な時間を計算し、定時内ましてや許容される残業時間内で終わらない客観的事実を持って上司に相談することです。あなた1人のサンプルでは弱いため、周囲の人の実情も添えられるとベターでしょう。

▶次のページでは、仕事が終わらない時の主な対処法を解説します。