年末年始、季節に合わせて。ビジネスで使えるメールの挨拶集

仕事をする上で欠かせない、ビジネスメール。小粋な挨拶で、相手とぐっと距離を縮められたらいいですよね。正しい挨拶文を加えてスマートな印象を与える小技を、イメージコンサルタントの荒川泰子さんに教えてもらいました。

ビジネスメールの基本

最近は電話よりメールでのやり取りが増え、1日に100通以上のメールを受信するビジネスパーソンも少なくありません。そんな中で、長い件名は受信ボックスでは途中までしか表示されず、相手にわかりづらい印象を与えてしまいがち。また「御礼」「よろしくお願いします」などの、曖昧な表現の件名を目にすることがありますが、「◯月◯日会合の御礼」「◯◯お見積もりのお願い」のように、何についての御礼、または依頼なのかを具体的に示しておくといいでしょう。

宛名の書き方

○○株式会社 △△部 部長

□（姓） □□（名）様

宛名は、会社名もしくはご所属組織名、部署名、役職名の順に記し、改行して姓名に敬称をつける形が基本です。最近は英語やカタカナ表記の長い社名や部署名がありますので、その場合はバランスを見て改行するといいですね。

社名や名前の間違いはとても失礼であり、信頼度を低下させてしまう要因になってしまいます。送信ボタンを押す前に、再度間違いがないか確認しましょう。株式会社が前にくるのか、後にくるのかはもちろん、名前については、たとえば同じ「サイトウ」でもさまざまな漢字表記があり、同じ発音の名前でも漢字が多様にあります。名刺などできちんと正しい漢字を確認する習慣をつけることをおすすめします。

本文の基本形

まずは季節の挨拶や日頃のお礼などの挨拶を入れるといいでしょう。手紙とはちがい、あまり長い季節のご挨拶を入れる必要はありません。短くても気持ちは伝わりますので、社外の方にお送りする正式なメールには挨拶を入れるようにしてみてはいかがでしょうか。

そのあとに本題の要件を記載しますが、ここでも簡潔に伝えることがポイントとなります。丁寧に書こうとするあまり、まわりくどい表現になってしまうことがあるので注意しましょう。複数の要件がある場合は箇条書きにすると、先方も返信がしやすく、効率的なコミュニケーションにつながります。最後に返信が必要な場合は、その依頼や期日を記して、結びの挨拶というのが基本的な流れです。

締め括り

「ご検討のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます」「お手数をおかけいたしますが、何卒どうぞよろしくお願い申し上げます」このように、締め括りは簡単な一文でいいので必ず入れるのが基本です。

最後のこの一文がないだけで、メール全体の丁寧さが失われかねません。もしくは、メールが途中で途切れたかの印象を与える場合も。短い一文ですが、状況に応じて的確な言葉を選択し、メールの締め括りをしましょう。

署名の仕方

自分の所属する会社や組織名、部署、役職名、氏名、郵便番号、住所、電話番号、FAX番号、Eメールアドレス、ホームページのURLの順で記載することが多いようですが、これは特に決まりではありません。社名や部署名の長さなどのバランスを配慮しながら、より視認性の高い配置にするのもおすすめです。

日常の連絡手段が、会社の電話番号より携帯電話であればその旨を記載し、わかりやすいところに携帯電話の番号を記しておくと親切でしょう。