整理する予定を入れておく!?　メール＆資料の整理テクは？

コツが「ある」と答えた人は5割強とこちらのほうが若干多い結果に。一方、「ない」と答えた人は、「片づけても、片づけてもたまってしまう！」「捨てどきがわからない」「整理する暇がない！」という理由が多い印象でした。

［回答者数：300（1年目=8.3%、2年目=12.7%、3年目=9.0%、4年目=13.0%、5年目=8.0%、6年目=8.7%、7年目=10.7%、8年目=9.7%、9年目=8.0%、10年目以上=10.7%、その他=1.2%）／『マイナビウーマン』にて2013年2月にWebアンケート］

 

そう答えた理由や、「資料やメールの整理術」にまつわるアイデアや悩みを教えてください。

メールを振り分ける

• フォルダの振り分け機能を活用して、優先順位や目的別にメールを分ける。（情報・IT／クリエイティブ職／2年目）
• 営業アシスタントなので、客先別・営業担当別・社内業務別にフォルダを作り、対応完了したメールをフォルダに移動、受信フォルダは残件のみ残すようにしています。（機械・精密機器／秘書・アシスタント職／2年目）
• メールが大量に来る部署なので、件名や発信者で仕分けルールを細かく作って保存フォルダ内の各個別フォルダに自動で振り分けられるようにしている。（金融・証券／事務系専門職／3年目）
• 取引先ごとにメールのフォルダを分別して受信できるようにする。（団体・公益法人・官公庁／事務系専門職／4年目）
• メールは仕分けフォルダをつくる。不必要なメールはごみ箱に入れ、一定期間を過ぎ、不必要であれば削除する。（医薬品・化粧品／事務系専門職／6年目）
• 依頼メールや進行中のものは受信フォルダ。ほかの終わったものはすぐにフォルダ分け。（自動車関連／秘書・アシスタント職／8年目）

メールに目印

• メールはフラグを立ててわかるようにする。（商社・卸／販売職・サービス系／4年目）
• メールに関しては、受信ファイルを自動的に振り分けるよう設定し、誰からのメールなのかわかりやすくしている。あとで確認が必要なものにはフラグなどでチェックしておき忘れないようにする。（商社・卸／事務系専門職／6年目）
• 必要ないものはすぐに消す。大事なものはフラグを立てる。（学校・教育関連／その他／8年目）

捨てる

• 最初に必要ないものはさっさとゴミ箱へ。そのあとにゆっくりメールをチェックする。（小売店／販売職・サービス系／2年目）
• もう見ないと思うものはすぐ捨てる。（学校・教育関連／販売職・サービス系／4年目）
• とにかく1カ月に一度、いらないものを処分したりすることです。（その他／その他／4年目）
• メールや資料で使わないものは1カ月ごとにどんどん処分する。必要になったときは、同僚から資料やメールをコピーしてもらう。（人材派遣・人材紹介／事務系専門職／6年目）
• 資料はクリアファイルに項目毎に分け、管理が終わったものや一定期間経ったものから処分し、増えすぎないようにしている。（食品・飲料／事務系専門職／9年目）
• いらない資料を極力捨て、残す資料は最低限にする。（商社・卸／秘書・アシスタント職／9年目）