無駄な時間を削って効率アップ！　書類整理に役立つアイテム3選

社会人にとって切っても切れないのが、書類整理です。デジタル化がどれだけ進んでも、紙の書類はまだまだ現役です。仕事によっては、書類の山と格闘している人も少なくないでしょう。

通常、書類はクリアホルダーに入れている方が多いと思います。半透明で、オフィスの棚に大量に置いてあるであろうあのクリアホルダーです。

クリアホルダーはたしかに書類を守ってくれますが、検索性という点では特に優れてはいません。また、書類も少ししか入りません。もう少しいい手はないのでしょうか？

そこで今回は、仕事効率が上がる書類整理に役立つアイテムを紹介します。

ハイモジモジ　ワーカーズボックス

書類整理といえばワーカーズボックス、というくらいあちこちでおすすめしている商品です。

発想はとてもシンプルです。厚みがあるボックスに書類はもちろん、その書類と関連がある物や名刺など、仕事の案件ごとにすべて放り込めるのです。あとは本棚に収めるだけ。

シンプルで使い方が簡単だからこそ、誰でも整理できるのです。A4 の書類をクリアホルダーごと入れられるサイズになっているのもポイントですね。

表紙と背にはタイトル欄があるので、案件名を書き込んでおけば棚に置いていても中身が分かります。

また、ワーカーズボックスには専用の名刺入れスペースが設けられています。仕事がオンラインで完結するこの時代に名刺？　と思われるかもしれませんが、住所や電話番号がまとまって記載されている名刺は、やはり重要なのです。

名刺を捨ててしまって、相手の情報が分からなくなってしまったり、必要な時にいちいち調べることになったりして後悔した経験がある方も多いのではないでしょうか。ワーカーズボックスを使えば、名刺管理も簡単にできるので、失くす心配も捨ててしまうこともなくなるでしょう。

片付けが苦手な方におすすめしたい収納文房具です。

価格：A4　3,999円／10冊（自分で組み立て）

キングジム　ホルサッククリアーホルダーファイル

多くの方は、書類が入っているクリアホルダーをそのまま並べていると思いますが、クリアホルダーは同じ形ですから、重要な書類がどこかにいってしまうリスクは非常に高いと言わざるを得ません。検索性も悪いですね。

しかしこのホルサッククリアーホルダーファイルは、書類を収納するファイルではなく、書類を収納したクリアホルダーを収納するファイルです。

重要なポイントは、クリアホルダーに入れたまま書類が見えるところです。まるで本のページをめくるようにクリアホルダーを検索できるということです。

また、このホルダーファイルには、“クリアホルダーに傷をつけずに保存するファイル”という側面もあります。取引先やお客様にクリアホルダーに入れた書類を渡すことは多いと思いますが、傷だらけではかっこうがつきません。でも、このファイルに入れておけば大丈夫です。

価格：550円／A4サイズ（クリアーホルダー6枚収納）、726円／A4サイズ（クリアーホルダー12枚収納）

カンミ堂　ノコト

検索性という点では、助けになってくれるのがふせんです。ところが、本のページにふせんを貼るのは当たり前なのに、クリアホルダーに貼る人はあまりいません。通常のふせんは「弱粘着」なのですが、そのせいでクリアホルダーに貼ってもすぐに落ちてしまうからです。

ですが、この「ノコト」はクリアホルダー用のふせんです。「強粘着」なのでクリアホルダーに貼れるのはもちろん、パッと見た時に目に入る大きさ・形・色になっているため、検索性がすばらしく高くなります。クリアホルダー専用品だけあります。

強粘着なので紙には使えないのですが、クリアホルダーだらけになっている棚がある方は、ぜひ検討してみてください。

価格：385円／ふせん18枚（6色×各3枚）

書類は分かりやすい管理を心がけて

書類＝クリアホルダーに入れるもの、という風潮すらありますが、それだけでは使いやすいとはいえません。クリアホルダー以外の収納アイテムやクリアホルダーを使いやすくする商品を活用し、アナログな書類をしっかり管理して検索性を上げてみてはいかがでしょうか。

きっと仕事の効率アップにもつながりますよ。

（菅未里）

※この記事は2021年11月29日に公開されたものです