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エクセルのソート機能とは? 簡単にできる設定方法

aoi okamoto

エクセルのソート(並び替え)機能をしっかり使いこなすことができれば、仕事の幅が広がり、業務のスピードも格段に上がります。さまざまな条件でできるソート機能のかけ方の基本と、より実務に近い応用術を解説します。

仕事でエクセルを操作すると、ソートを行うことは日常茶飯事。使用する回数が多いことからも、ソート機能をしっかり理解し、操作できるようになることは大切です。

そんなソートには、五十音順や昇降順表示などさまざまな種類があります。今回は、実務でのソート機能の使い方を分かりやすく解説します。

エクセルのソートの基本

エクセル業務を行う時に使用する頻度が高いソートですが、使い慣れていない方には聞きなれない言葉かもしれません。

まずは、ソートの意味や基本的な知識を押さえていきましょう。

そもそもソートとは?

ソートという単語を知らな人もいるかもしれませんが、ソートとは「並び替え」のことです。

エクセルは、膨大な量のデータを表などで管理しているもの。その表の中から、いろいろな条件をつけて分析したいと思っても、データがバラバラに入力されていたら把握ができませんよね。

ソートはそんな膨大な量のデータを、ある条件をつけて並び替えをする機能です。該当するデータを見つけたり、全体の傾向などを素早く理解したりするためによく使用されます。

フィルター機能との違い

ソートとよく混同されてしまうのがエクセルのフィルター機能です。この2つの機能は設定方法もほとんど一緒なので、違いが少し分かりにくいですよね。

ソートの設定方法は、フィルターの設定方法と同じように、ソート機能をつけたいセル内に「▼ボタン」を表示させることがファーストステップです。▼ボタンを押すと、自動的にソートの条件が表示されるため、並び替えをしたい項目を選択すれば完了です。

作業的な部分はフィルター機能と同じですが、フィルター機能の役割は「絞り込み」です。

フィルター機能がデータの量を減らせるのに対し、ソート機能は単にデータの「順番を入れ変える」だけなので、表示されるデータの数は変わりません。この部分がフィルターとソートの違いです。

ソートにも関数がある

ソートは、その名前の通り「SORT関数」を使って並び替えを実行することもできます。例えば、下記の写真のようにあるグループ会社の支店を、売上が高い順に並び替えるとします。

SORT関数の数式は以下の通りです。

=SORT(範囲:範囲,基準,順序,データの並び方向)

今回は上記の表で表内4列目の「売上」を基準に高い順に並び替えを行いたいケースで解説します。少し複雑な関数になるので一つひとつ解説します。

範囲とは?

()内の「範囲」は、並び替えを適用させたいセルの範囲を入力します。例えば今回の表だとB4からE14までの表のデータを並び替えたい時は「=SORT(B4:E14)」となります。

基準とは?

()内の「基準」は、どの列のデータを基準に並び替えを実行するかを指します。

今回は4列目の「売上」を基準に並び替えます。左から順番に1、2、3と数えるので、例として左から4番目の列を基準するとなると「=SORT(B4:E14,4)」という数式になります。

順序とは?

続いて()内の「順序」ですが、この箇所には「1」または「−1」を入力してください。「1」が昇順、「−1」が降順になります。例では高い順なのでここは「-1」を入力します。

データの並び方向とは?

「データの並び方向」は元々のデータがどちらの方向で入力されているかを指示する箇所です。

行の方向(データが横向き)なら「TRUE」、列の方向(データが縦並び)なら「FALSE」を入力しましょう。上記の例だと列(縦向きのデータ)を並び替えたいので「FALSE」と入力します。

次ページ:ソートのさまざまな種類と使い方

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