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エクセルでソートをかける簡単テクニック。できない理由と対処法

aoi okamoto

エクセルのソート(並び替え)機能をしっかり使いこなすことができれば、仕事の幅が広がり、業務のスピードも格段に上がります。さまざまな条件でできるソート機能のかけ方の基本と、より実務に近い応用術を解説します。

仕事でエクセルを操作すると、ソートを行うことは日常茶飯事。使用する回数が多いことからも、ソート機能をしっかり理解し、操作できるようになることは大切です。

そんなソートには、五十音順や昇降順表示などさまざまな種類があります。今回は、実務でのソート機能の使い方を分かりやすく解説します。

ソートのさまざまな種類とテクニック

ソートには、並び替えができる項目が何種類かあります。今回はソートの中でもよく使われる並び替えの項目を4種類、紹介します。

(1)日付で並び替え

ソートの項目の中に「日付」があります。「▼ボタン」を選択すると条件項目の上部に昇順・降順が表示され、並び替えが可能です。

昇順が日付の早い順、降順が日付の遅い順で表示ができます。最新のデータなどを把握したい時によく使用される項目です。

(2)五十音順の文字に並び替え

続いて五十音順の並び替えについて解説します。

五十音順に並び替えたい時は、該当するセルをどれか1つ選択して、メニューバーのホームタブから「並び替えとフィルター」を選択し昇順を選びます。そうすると該当する箇所のデータが五十音順に並べ替えられます。

昇順・降順はただ単に数値を並び替えるだけの条件と思われがちですが、テキストに適用させることで五十音順に並び替えもできる便利な機能です。

(3)色で並び替え

ソートの条件項目ではセルの背景色で並べ替えも可能です。

セル内の▼ボタンを押し「色で並び替え」という項目が表示されるので選択します。そうすると、既に設定されている背景色の候補が表示されます。一番上に持っていきたい色をクリックすると、その背景色の色が自動的に羅列されます。

何色もある場合は、順番に色を選択していくとその色ごとでまとめることができます。

(4)複数の条件での並び替え

表のデータを1つの条件だけではなく、複数の条件をつけて並び替えをする方法もあります。1つの条件だけではなく、例えばセル背景色が緑色で、日付が新しい順と2つの条件をつけて並べ替えたい、といった場面で活用できるやり方です。

手順としては、まず、メニューバーのホームタブから「フィルターと並べ替え」ボタンを選択します。

次に「ユーザー設定の並べ替え」をクリックすると条件を追加できるページが表示されます。適用させたいセルを確認して「+レベルの追加」ボタンを押すと条件の追加ができるようになるので試してみましょう。

⇒次からは、ソートがうまくできない理由と対処法をご紹介していきます。

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