「アジェンダ」の意味とは？　書き方・使い方＆レジュメとの違い

「アジェンダ」の基本的な書き方

「生産性を上げるためにアジェンダを作ってみよう！」と思った時、「どのように作成すればいいのか？」と戸惑う人もいるでしょう。

そこで、作成のための考え方やコツを解説します。また、テンプレートもお伝えしますので、参考にすると誰でも簡単に作成できます。

（1）「アジェンダ」に書くべき内容とは？

アジェンダの役割は「スムーズな進行のために、出席者にあらかじめ情報の共有」をすることです。そのため、「出席者に前もって伝えると親切な情報」をピックアップして書きます。

以下、書く内容や作成のコツを詳しく紹介します。

日時や出席者・場所などの基本的な情報

まずは基本的な情報を書きましょう。

例えば、

タイムスケジュールと議題

会議事項ごとの所要時間を記載します。

あわせて、あらかじめ共有すべきことや前回の振り返り、変更点等のお知らせも書くと親切です。

（2）「アジェンダ」はパッと見てわかるよう簡潔に

アジェンダを作成する時は、「分かりやすく書くこと」を心がけましょう。せっかく情報を紙やデータにまとめても、読んでもらえなかったらせっかくの苦労が水の泡ですよね。

読んでもらうには「文字を密集させないこと」がポイントです。

ぎっしり文字が密集した文章は、目が疲れてしまい読みたくないですよね？　そのため、箇条書きや表等を利用したり、文字が密集しないように空欄や間を空けたりします。

一目で分かりやすいものになるよう意識して作りましょう。

（3）不安なら上司や先輩に確認・相談

アジェンダを作るにあたっては、進行順や日程を確認する必要があります。

自分の独断や予測だけで日程や会議事項を作ると、時間が短かったり長すぎたり、本当に重要で議論するべき項目を組み込めなかったりします。バランスの良いプランを立てるのは、意外と難しいもの。

慣れないうちや重要度の高いミーティングの場合は、詳細を理解している上司や先輩にアドバイスをもらったり、確認したりして作成しましょう。

最初は、「アジェンダ」の作成を難しいと感じる人もいるでしょう。

しかし、繰り返していくうちに効率的に作成できるようになります。自分や会社の成長のためと思い、ぜひチャレンジしましょう。

「アジェンダ」のテンプレート例

前述した内容を踏まえて、アジェンダのテンプレートを紹介します。この項目を含めると、最低限必要な情報は伝わりますよ。

あなたの会社で活用できそうな部分は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

「アジェンダ」を上手に使って仕事を効率化

アジェンダの意味や作る目的、作り方を解説しました。

これらを理解できているなら、アジェンダの作成や設定を頼まれても、気持ちに余裕を持って対応できます。

また、会議が無駄に長引いたり脱線したり等の非生産性を防げられ、業務改善に繋がります。

結果として業務がスムーズになり、関係者から感謝されたり会社の生産性アップに貢献できたりするでしょう。

（さおり）

※画像はイメージです

※この記事は2021年04月29日に公開されたものです