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雑学 生活

いつも会議が進まない人必見!会議をスムーズに進めるための最低限のルール

会議がなぜかいつもムダ話で終わってしまう……誰も話を聞いてくれないし、意見も言ってくれない……。そんな会議が続いているなら、こんな方法もぜひ試してみて! 会議をスムーズに進めるために必要な最低限のルールをご紹介します。

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■会議の種類を意識し、それに必要な人選を行おう

会議にはいろんな種類があります。よく行われる会議のタイプは、全員で何かを決める意思決定タイプ、目的や目標達成を要求する指示命令タイプ、成果や進捗(しんちょく)状況を報告し合う報告タイプ、問題の分析と解決方法を探るタイプ、複数の人間でアイデア出しを行うブレインストーミングタイプの会議です。

会議をスムーズに進めるなら、自分がやりたいのがどんな会議で、それを話し合うにはどんな人選が必要なのかをあらかじめ練っておくことが大事です。例えば報告タイプの会議にアイデアだしの得意な人がいると、進捗状況の確認だけだったはずが思わぬ新しい展開に発展したりしかねません。

まずは開きたい会議と、それをスムーズに進めてくれる人選を行いましょう。

■参加者の意見が必要な会議は、アジェンダを先に渡しておく

会議で参加者の意見が必要になる場合は、先にアジェンダ(議題)を手渡しておくことが大事です。またどんな意見を求めているのかも、あらかじめ伝えておくようにしましょう。

会議で突然「新しいアイデアを」「忌憚(きたん)ない意見を」と求めても、それについて考えたことがなければ、当然いいものは出てきません。またアイデアや意見待ちする時間は、会議の時間をムダにロスする原因にもなります。

会議をスムーズに、さらに内容を濃くするためにも会議で何をしたいのかは、参加者へあらかじめ伝えておくようにしましょう。

■タイムスケジュールを作り、タイムキーパーに時間を教えてもらおう

また円滑に会議を進めるには、タイムキーパーを誰かにお願いするのも効果的です。意見やアイデアを出し合ってもらう場では、時にとりとめのないままだらだらと意見交換が続くからです。

あらかじめ会議にはタイムスケジュールを組んでおき、タイムキーパーに意見を出し合う時間、まとめる時間が来たらお知らせしてもらうようにましょう。だらだらと続きやすい会議に区切りをつけやすくなります。

会議がなぜかいつもうまく進行しないなら、ぜひ上記のような方法を取り入れてみてはいかがでしょうか? もしかすると簡単な工夫だけで、スムーズに進行できるようになるかもしれません。

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