整理する予定を入れておく!?　メール＆資料の整理テクは？

コツが「ある」と答えた人は5割強とこちらのほうが若干多い結果に。一方、「ない」と答えた人は、「片づけても、片づけてもたまってしまう！」「捨てどきがわからない」「整理する暇がない！」という理由が多い印象でした。

［回答者数：300（1年目=8.3%、2年目=12.7%、3年目=9.0%、4年目=13.0%、5年目=8.0%、6年目=8.7%、7年目=10.7%、8年目=9.7%、9年目=8.0%、10年目以上=10.7%、その他=1.2%）／『マイナビウーマン』にて2013年2月にWebアンケート］

 

そう答えた理由や、「資料やメールの整理術」にまつわるアイデアや悩みを教えてください。

案件ごとに分ける

• プロジェクトごとにファイルや封筒を分けて保管する。（学校・教育関連／秘書・アシスタント職／6年目）
• 同じ資料をまとめてファイル。わからないところだけは細かく説明書きして、誰が見てもわかるようにしておく。（通信／事務系専門職／6年目）
• 案件ごとにクリアファイルに必ず入れるようにしています。（建設・土木／事務系専門職／6年目）
• 案件ごと（客先ごと）にフォルダをつくる。（金属・鉄鋼・化学／秘書・アシスタント職／8年目）

何の資料かわかりやすいように

• クリアファイルを色別にして整理する。（商社・卸／営業職／4年目）
• インデックスをつけると書類が見つけやすい。（その他／その他／5年目）
• フォルダに年ごとに分けて入れる。名目にも日付を入れておく。（金属・鉄鋼・化学／秘書・アシスタント職／6年目）
• ラベルをつける。（建設・土木／技術職／8年目）
• それぞれフォルダ分けする。書類はファイルごとに分けて背表紙などをつけ、ひと目でわかるようにする。（建設・土木／事務系専門職／6年目）

ふせんを使う

• 内容ごとにフォルダやふせんで振り分ける。（団体・公益法人・官公庁／秘書・アシスタント職／2年目）
• ファイルにふせんを貼って項目ごとにとじる。（農林・水産／専門職／2年目）
• ふせん、クリップ、タックインデックス、クリアファイルを活用すること。「誰が見ても見やすい・分かりやすい」が鉄則。（金融・証券／専門職／3年目）
• ふせんをつける。（ホテル・旅行・アミューズメント／事務系専門職／7年目）
• 書類は必ずクリアファイルに入れて、すぐにふせんでインデックスをつける。放っておくと、重要度がわからず、いくらでも死料になるから。（情報・IT／事務系専門職／9年目）
• ファイルやふせんを活用する。使わない人は大体失くし物が多い。（機械・精密機器／営業職／9年目）