「できません」の敬語とは？ ビジネスで使える丁寧な断り方
断る時に気をつけると良いこと
ビジネスシーンなどで何かをお断りする際、丁寧な言葉を使う以外にも気をつけると良いことがあります。
（1）クッション言葉を使う
お断りする時には、クッション言葉を使うことで、相手の希望に沿えず残念に思っているというニュアンスが伝わり、より丁寧な印象になります。
特に、メールであれば冷たく受け取られないよう、クッション言葉の存在が重要となります。
例文
・個人情報の問題もあり、こちらからのご連絡はいたしかねます。
・誠に勝手ながら、時間の都合上ご質問にはお答えいたしかねます。
（2）代替案を提示する
どうしても何かをお断りしなければならない場合、同時に代替案を提示することで、相手に誠意を伝えられます。
いかに丁寧にお断りしたところで、相手には不満が生じる可能性があります。「できないこと」から「できること」へ視点を変えてもらうために、精一杯の提案を同時に示すことは、ビジネスパーソンとして大切なスキルではないでしょうか。
例文
・第1希望でご提示いただいた日はあいにく満席となっており、ご要望に沿いかねます。第2希望でしたらご用意することが可能でございます。いかがでしょうか。
（3）不可能な理由をはっきり伝える
「できません」を柔らかく表現する一方で、物理的に不可能であることをはっきりと伝えなければならない場面もあります。
そんな時は、なるべく丁寧な表現を心掛ける他、理由を明確に述べることで相手を不快な気持ちにさせないように注意しましょう。
例文
・機械の都合上、当店ではクレジットカードをご利用いただけません。
・他のお客様のご迷惑となりますので、お煙草はご遠慮いただきますようお願い申し上げます。
正しい敬語表現で信頼を得よう
言葉は変化していくもので、間違った用法であっても、広く使われることで違和感がなくなりいつの間にか一般的になることもあります。
ですが、正しい言葉や使い方を知り、その正しい理由や間違っている理由に納得するならば、ぜひ正しい日本語の使い手になってほしいと思います。そうすることで、あなたのビジネス上の信頼感もきっと増していくことでしょう。
（松岡友子）
※画像はイメージです
※この記事は2021年11月26日に公開されたものです
