押さえるべきポイントは？　「議事録」の書き方例とコツ

議事録を取らなければならない……このような状況におかれながら、議事録の取り方がわからないという女性は少なくないのではないでしょうか。普段から議事録を取り慣れているというわけでなければ、いったいどうしたらいいのか頭を悩ませてしまうもの。そこで今回は、ビジネスのシーンでの簡単な議事録の書き方について、キャリアカウンセラーの木村俊夫さんに教えていただきました。

そもそも議事録とは？

議事録って何？

議事録の目的

議事録とは会議でのやりとりを、その場にいなかった第三者にも内容や収束がわかるようにまとめた記録のこと。たとえば、次回の会議では社外の関係者も参加することになっているとします。このとき議事録があれば、社外の関係者もこれまでのやりとりをすぐに把握できるため、これまでの会議を踏まえたうえで、スムーズに会議を進行していくことができるというわけですね。これは欠席者がいる場合も同様です。

議事録が必要となる場面

議事録が必要となるのは「参加者以外に会議の内容を伝える場合」、さらに「参加者としても会議の内容を振り返りたい場合」、「全体の流れを把握したい場合」があげられます。数回の会議でプロジェクトが終わるとは限りません。年単位で動いているプロジェクトともなると、何十回と会議を重ねることになります。そのため、それまでのプロジェクト全体の流れを把握するためにも、それまでの議事録が必要不可欠となるのです。また、誰に決定権があるのか、責任の所在は誰にあるのか、このようなことを確認することも可能になります。

議事録で押さえるべきポイント

タイトル

会議がどのような内容だったかわかるタイトルにしましょう。基本的に会議は日常的におこなわれます。したがってたくさん議事録があったとしても、タイトルだけで判断できなければなりません。

日時

会議がいつおこなわれたのかは、きちんと記載しましょう。前回の会議での課題を比較したり、進捗を管理したり、このような次回の会議につながる情報を把握できなくなってしまうからです。

場所

議事録にどこで会議をしたのか記載しておく必要があります。これから同じような内容の会議をしていくとき、どの会議がどこであったのか判断がつかなくなってしまうことも。さらに、いつも会議にあてている場所が社外の関係者を呼ぶのには不適切という場合、議事録から規模間や雰囲気を思い出して、他の会議場所を検討することも可能です。

出席者

会議の出席者を漏らさずに記載しましょう。どのような発言をしたのかはもちろん、決定事項があった場合、その責任の所在を明らかにするためにも必要なもの。もし会議に社外の人間が参加していたのなら、社外→社内の順で表記するといいですね。

決定事項

決定事項については、なにより「事実をはっきりさせる」ことを意識しながら、どのような方法をとるのか、ゴールの数字はどれくらいか、いるのであれば決定者の要素をいれるのがポイントです。

議題

議題とは何について話し合ったのかということ。議題をまとめないと、どうしてこのような決定事項になったのかわかりませんし、そもそもそれまでのやりとりがわからないので、不都合が生じてしまいます。議題提案者について記載しておけば、発案が誰なのかも明確です。

次回への課題

次回の会議へ持ち越す課題もあるでしょう。その場合、決定事項ではなく、別建てで次回まで課題を記載しておくことで、あとから見返してもわかりやすくなります。

以上、このようなポイントをどのような順番で記載するかは、組織によってちがってきます。組織の色とも言えるでしょう。いずれにせよ、どのようなポジションの人間が見ても、会議の内容を飲み込めるよう工夫する必要があります。