会議で損をしてしまう人の10の話し方「ただの感想が多い」「わからないといえない」
仕事の中でも、特にたくさんの人と関わる機会である会議。緊張しつつもここでしっかり話ができれば、印象アップは間違いなしです。しかし、話し方一つで損をしてしまうことも……。
【あなたの評価を下げている否定的フレーズ「でも」「だって」「いや」「むり」「も」】
今回は、会議で損をしてしまう話し方を改善のためのポイントとともにご紹介したいと思います。中央話し方教室の代表講師・栗原君枝先生に、お話をうかがいました。
1:会話に慣れていない
「会話を上達させるために、何よりも重要なものは『慣れ』です。会話下手だと感じている人の多くは、会話をすることに対してとても消極的。会話に慣れていない人が突然会議で上手に発言しようと思っても、それは無理というもの。
日ごろから極力会話の機会を増やすようにして、会話をすることに慣れておきましょう」
2:話のポイントが多すぎてわかりにくい
「会議で発言を求められたときには、どうしても『できるだけ、たくさんのことを伝えなくては』と思いがちです。しかし、聞き手の集中力や理解力は限られています。
一度にたくさんの情報を耳から入れても、本当に印象に残るのはほんの一部。そのため、一度の発言にたくさんのポイントを盛り込んでしまうと、かえって伝わりにくくなります。一度の発言で伝える要点は、1つから3つ程度に絞りましょう」
3:「ただの感想」が多い
「日常の会話と、会議での発言。この違いを意識しておく必要があります。なぜなら、日常会話と同じ気持ちで会議に臨む人は、『ただの感想』が多くなるからです。会議の場では、漠然とした感想は求められていません。発言の根拠や理由を示して、発言が『ただの感想』で終わらないように心がけましょう」
4:聞き手の反応を見ていない
「大勢の人を前にして発言をするとき、緊張して周囲が見えなくなることはよくあるもの。しかし、会話は聞き手がいてこそ成立するものです。聞き手の反応を無視して話を進めても、発言内容が伝わりにくくなるだけ。話ながら、聞き手の反応をしっかり意識しましょう。
聞き手一人一人と、しっかり視線を合わせながら話すのも効果的です」
5:声が出ていない
「小さく、聞き取りにくい声では、話の内容が聞き手に伝わりません。特に、会議は大きな会場で行われることも多いと思います。マイクが準備されていない場合には、普段より大きな声で発言するように心がけましょう。
緊張すると声が出にくくなりますので、会議がはじまる前に発声練習をしておくのも良いですね」
6:正しい「礼」ができない
「人前で話をするときには、『話をさせていただきます』という謙虚な気持ちが大切。会議中に自己紹介をしたり、少し長めの発言をしたりすることがあれば、話の最初と最後に、しっかりお辞儀をするように心がけてみてください。
名乗りながら軽く会釈をするだけの人より、正しくお辞儀をしてから名乗る人の方が好感度は高くなるはずです」
7:結論を後回しにする
「長々と理由やいきさつを話したあとに結論を言うと、大切なその結論の部分が印象に残らなくなってしまいます。普段の会話でエピソードをドラマチックに話したい場合には、結論をあとにするもの一つの方法。しかし、会議では要点を正確に伝えることが大切ですから、先に結論を話すように心がけましょう」
8:わからないのに、わからないと言えない
「もしも、ほかの会議出席者から返答に困るような質問をされたら、おそらく多くの人は、なんとか取り繕って、その場をしのごうと考えるのではないでしょうか?
しかし、その場しのぎであることは聞き手にはわかるもの。焦って間違った回答をすると、あとで大きな問題になってしまう可能性もあります。信頼を失わないためには、わからないときは、わからないと言う勇気も必要です」
9:根拠や理由を示さない
「『私は良いと思います』と言っただけでは、『どうして良いと思うのか』という部分が欠けていますね。日常会話なら、このように個人的な感想だけを伝えることもありますが、会議では根拠や理由を明確に示すことが求められます。
根拠や理由を示すときには、データを持ち出すと説得力が増します」
10:独りよがりの意見が多い
「会議の前に、ある程度自分が発言する内容を考えておく。そうして前もって準備することはとても大切ですが、肝心の内容が独りよがりでは意味がありません。特に、仕事の経験が浅いうちは、視野が狭くなりがちです。
会議で伝えたいと思っている意見や質問の内容を、事前に会議出席者に話し、アドバイスをもらっておけば、本番で独りよがりな発言をせずに済みます」
仕事をしていく上で、いろいろな会議を経験することでしょう。たくさんの人と関わる場です。話し方次第で自分の印象を良くすることができるなら、今回教えていただいた話し方のコツを、試してみる価値があると思いませんか？
(OFFICE-SANGA 森川ほしの)
※この記事は2014年07月29日に公開されたものです
