長い文章でも、嫌われないメールの書き方3つ「要点の頭に番号を入れる」

メールを開いてみたら、何が言いたいのかよく分からない長い文章がだらだら…これでは、どんなにいい内容でも読むのにうんざりしてしまいますね。長い文章になる場合はどうすれば読みやすくなるのでしょうか？

【メールの返信率を高める4つのテクニック「短く」「疑問文で」「興味入れる」「正直に」】

箇条書きにする

本文が長くなってしまう場合は、要点をまとめて箇条書きにするとスッキリします。といっても、箇条書きの数があまりにも多いとやっぱり読むほうは大変なので、用件は全部で3～5つ、多くとも7つぐらいまでにしておきましょう。

＜列挙するポイント＞

1.キャッチコピーのようなタイトルにする

出したメールを相手が読んでくれるかどうかは、いかに魅力的なタイトルにするかにかかっていると言っても過言ではありません。相手の注意を引くような、インパクトのあるタイトルを考えましょう。

2.要点の頭に番号をふる

ただ「・」という記号を付けるよりも、番号で整理したほうが読みやすくなります。

3.要点はタイトルに合わせる

本文の内容がタイトルとずれていては意味がありません。タイトルに使ったキャッチコピーとずれないように気を付けながら、結論をなるべく短く簡潔にまとめるようにしましょう。

＜例文＞

タイトル「飲み放題！○月○日社内お花見大会について」

(本文)

1 各部署につき一人、場所取りしてくれる人募集！
2 会費は一人につき3,000円
3 余興でカラオケを歌ってくれる人大歓迎！

年に一度の社内お花見大会です。皆さん、ぜひ参加してくださいね！

本文について注意したいポイント

本文の小見出しにも、同じように頭に番号を付けると読みやすくなります。さらに、必要なら本文の中にも箇条書きを入れてもいいでしょう。

＜例文＞

1 各部署につき一人、場所取りしてくれる人募集！
お花見が開催される場所は、毎年多くの花見客でにぎわうところです。早朝の場所取りをしてくれる人員を、各部署につき一人ずつ出してください。

2 会費は一人につき3,000円
各部署の担当者は、全員の会費を集めたら営業部の○○のところまで持ってきてください。

3 余興でカラオケを歌ってくれる人大歓迎！
今年もまた、得意の歌唱力を生かして盛り上げてくれる人を待ってます。われこそはと思う人は、社内メールに

1.名前と部署名
2.歌ってくれる曲名と歌手名

の二つについて記載して送ってください。

このように、なるべく短く簡潔に、読みやすいように番号をふるといいでしょう。

※この記事は2013年10月13日に公開されたものです