込み入った内容をスマートにするメールテク「長文ですがお許し下さい」「短く言い切る」

メールで込み入った内容の文章を送る場合、相手の事まで考えて文章を考えていますか？

【「楽しぃょ」はあり？　小文字を使ったメール、男性の意見は……】

結局「長い！」という印象しか残らず、何が伝えたいのかわからない文章が送られてくるのは、よくある話です。そこで込み入った内容を簡単にまとめるテクニックをいくつかご紹介いたします。

あらかじめ予告しておく

この予告があれば、「心の準備」ができます。ここは「長文となりますが最後までお読みください」や「長文です」といった言葉を文章の頭に付けましょう。そうすることで、相手に余裕と構えが生まれます。

いっそ、簡単にする

もちろん表現力も文章の中には必要なのかもしれません。「冷たい感じに思われるのが嫌だ」と思う方もいるでしょう。しかし、相手の立場のなって考えると簡単なメールのほうが、親切な場合もあります。特に忙しい方なら、このような長いメールは「単なる嫌がらせ」にしかならないでしょう。それなら、短く言い切る文に変えましょう。

見出しを付けて文章をまとめる

文章に見出しを付けることで、文にメリハリが出来るだけではなく、自分が何を伝えたいのかをまとめる区切りにもなります。この場合、見出しが長くなってしまっては意味がありません。文章に「同じ言葉はないか」、「1つにできないか」などを確認しながら、見出しは短く作成してください。

結論から

まず、結論から先にして文章を作成してしまうのもよいでしょう。この方法なら、ぜひ伝えたい熱い思いを省かなくて済みます。結論がわかってしまうと、後の文章はサラッと流されてしまう可能性もありますが…

いかがでしょうか？ビジネスメールの文章は、スピードも大切なので、このように見直す時間はあまりないかもしれません。しかし、どんなに早くても、相手に伝える努力は必要です。

このように文章をまとめる時間がない場合は、せめて、メールを送る前に見直しくらいは心がけるようにしましょう。

※この記事は2013年08月22日に公開されたものです