【vol.1】気づかいが表れる「署名」の書き方

作成: 2023.03.13

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ビジネスメールは「長くなりすぎずに用件を伝えなきゃ……」という思いから、定型文を使いがち。自分らしさを出すのに苦労しますよね。

手紙コンサルタント・亀井ゆかりさんの著書『短いのに感じがいいメールが悩まず書ける本』（日本実業出版社）では、「用件」だけでなく、「気持ち」と「人柄」も届けることができる「使える370フレーズ」を収録。受け取った相手に好印象を与える、気のきいたメールの書き方を学びましょう！

気づかいが表れる「署名」の書き方

署名というのは、送り手が何者であるか、誰がこのメールを作成したかを示す、サインのことです。つまり、メールの最後に載せる署名は名刺のようなものですから、疎かにしてはいけません。

また、署名によって相手にこちらの連絡先がわかりますので、相手が返信したい時や連絡する時に、アドレスや電話番号を調べる手間が省けます。「連絡先」という役割を考慮すると、たとえば読みにくい漢字の名前には、ふりがなを入れる工夫をすると親切ですし、書類や荷物などを送りたい時に確認できるよう、住所や郵便番号は入れるようにしましょう。

基本的な項目と順番は、下記の通りです。

１．会社名
２．所属する部署・課
３．役職名
４．氏名
５．郵便番号・住所
６．電話番号・FAX 番号（携帯電話の番号）
７．メールアドレス
８．SNS や自社ホームページなどのURL

電話番号は、必要であれば携帯電話の番号を加えたり、参考情報やアピールとなるサイトのURLをピックアップして載せても良いでしょう。ただし、これらの内容に変更があった場合は、速やかにお知らせをするよう心がけなければなりません。

署名のデザインは、職種などによってオリジナルなものを工夫すると、印象に残り有効ですが、TPOに応じて過剰にならないようになるべくシンプルな見た目を心がけてください。また、記号などを用いる場合、送信先で文字化けすることがあります。大事な署名です。必ず送信前に確認することをお勧めします。

テレワークが増えた昨今、対面よりもメールでのやり取りの機会が多くなっています。ちょっとした連絡の手段としてから、一段階先の良好な関係を結ぶツールとして、メールの役割は大きくなってきており、「署名」はその有効活用の第一歩です。

なお、スマートフォンは、パソコンと比べて画面が小さく、パソコンと同じ形式で署名をつけると、見づらいメールになることもあります。スマートフォンに送信する場合の署名は、氏名と連絡先くらいの内容にすると良いでしょう。

署名って、最初に登録したまま変更していない方も多いのでは？　改めて自分の署名を見直してみてはいかがでしょうか。