【vol.4】簡潔に伝わる依頼の仕方

作成: 2023.03.16

手紙コンサルタント・亀井ゆかりさんの著書『短いのに感じがいいメールが悩まず書ける本』（日本実業出版社）をお届けします！

ビジネスメールは「長くなりすぎずに用件を伝えなきゃ……」という思いから、定型文を使いがち。自分らしさを出すのに苦労しますよね。

手紙コンサルタント・亀井ゆかりさんの著書『短いのに感じがいいメールが悩まず書ける本』（日本実業出版社）では、「用件」だけでなく、「気持ち」と「人柄」も届けることができる「使える370フレーズ」を収録。受け取った相手に好印象を与える、気のきいたメールの書き方を学びましょう！

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簡潔に伝わる依頼

何かお願いや頼みごとをする時は、一方的な内容にならないようにし、謙虚な姿勢で、あくまで先方の理解を得ることに努めるのが大切です。

依頼したい案件についての詳細を、相手が依頼主の求めるものを「形」として想像できるよう、曖昧でなく明確かつ簡潔に伝えるよう心がけます。

次に、依頼内容に期限がある場合も、曖昧な期間設定でなく、具体的な日程を提案します。そのほうが調整もしやすく、お互いの認識の食い違いやトラブルの可能性を減らすことができます。

日程に関しては、依頼相手が考える余地や準備期間を考慮して、余裕をもって早めに連絡します。

そして、依頼するに至った経緯や現在の状況を具体的かつ簡潔に説明も加えると、相手にとって判断材料の1つになります。

なお、断りがたくするような文面にならないように、きちんと相手の意思を尊重するメール文になるよう配慮しましょう。クッション言葉を使用すると、相手の負担になるような伝えにくい事柄がやわらかくなり、相手への気づかいや思いやりも伝わります。

【SCENE】請求書送付の依頼

言い換え例

【文例1】

請求書の到着が確認できておりませんので、ご連絡をさせていただきました。

▶ 未だ、請求書が届いておりませんので何か不都合があったかと案じております。
▶ まだ貴社からの請求書が到着しておりませんので、至急ご確認の上、ご送付くださいますようお願い申し上げます。
▶ 本日時点で請求書が受領できておりませんので、念のためお問い合わせさせていただきました。

【文例2】

ご多用中恐れ入りますが、○月○日(金)までに、ご送付いただけますでしょうか。

▶ お手数ではございますが、事務処理の都合上、○日までにご送付いただけましたら幸いです。
▶ 弊社の手続きの関係上、毎月○日を過ぎますと、お支払いが翌々月末となりますので、よろしくご対応をお願い申し上げます。
▶ 請求書の到着が○日を過ぎると、お支払いが遅れてしまいます。お早めにお手配いただけますようお願い申し上げます。