リマインドメールとは？　書き方と注意点・例文

更新: 2022.12.26

リマインドメールとは、大切な要件の再通知を行うこと。しかし、相手の返信を催促していると誤解されるかもなんて不安を抱いたことがある人もいるのでは？　今回はビジネスシーンにおけるリマインドメールの書き方や注意点、例文などをマナー講師の三上ナナエさんに解説してもらいました。

リマインドメールは仕事上のミス、トラブルを事前に防ぐために必要な連絡メールです。

ビジネスの基本である、納期までに間違いなく仕事を完了させる上でも欠かせません。

送る場面、タイミングや内容などを押さえることでよりスムーズに仕事が進められます。

今回はそんなリマインドについて、紹介していきます。

リマインドメールとは？

ここではまず「リマインド」の意味や「催促」との違いについて解説していきます。

まずは「リマインド」の意味から確認しましょう。

リマインドとは英語で書くと「remind」。「思い出させる」、「思い起こさせる」、「気づかせる」という意味です。

つまり、ビジネスシーンでのリマインドメールとは、ただ単に送る相手に「通知する」という意味合いではなく、思い出すことを助けるスタンスのこと。

念のため行き違いがないかの連絡メールのことです。

「リマインド」は相手に思い出させることの意。あくまでも再確認のニュアンスです。

それに対し「催促」は用件を早く実行するように要求することの意。相手を急かしている、指示しているようなニュアンスがあります。

リマインドメールであっても、表現する際には細心の注意を払わないと、失礼だなと思わせる可能性があります。

あくまでもリマインドメールは催促メールではなく、万が一の起こりそうなことを予測し、早めに気遣いをしておくことなのです。

リマインドメールのビジネスマナーを押さえておくことで、相手に「分かってるよ」と思わせるのではなく、「助かった！」「丁寧で確実な人だ」と安心してもらえることにもつながります。

特に重要度の高い約束事の前にリマインドメールをすることは、ビジネスでは一般的な慣習でもあります。

社内だけではなく社外の相手に対してもリマインドをすることで、うっかり忘れを未然に防ぐことができます。

まずは送るタイミングを考えましょう。

リマインドメールを送るタイミングはシーンによっても違います。決まりがあるわけではありませんが目安としてお伝えします。

3日前くらいに送ると良いでしょう。

直前ですと先方もメールを見ない可能性もありますし、忘れられていた場合、予定調整がさらに難しくなります。

重要なイベントやコンペ、会議の準備物、資料の作成などは、リカバリーの時間も考えたタイミングで送ります。

基本的に期限の１週間前くらいに、「何か困っていることはないか、お手伝いはないか」という心配りが伝わる内容で送ると良いでしょう。

前日の早めの時間（午前中くらい）に再度場所のご案内や当日の連絡方法、そして「お時間をいただきありがとうございます」「お目にかかるのを楽しみにしています」など、感謝や配慮の言葉を添えると良いでしょう。

3日前くらいに場所・時間などを再度お知らせすると、受け取る側も情報を探す手間が省け助かります。

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