タイムマネジメントとは。仕事ができる人になる6ステップ

タイムマネジメントができるようになる6ステップ

タイムマネジメントができている方が良い、ということが分かってきたところで、実際にそれができるようになるために必要なことはなんでしょうか？　順番を踏まえて見てみましょう。

ステップ1：業務の可視化

何といってもまずは現状把握！　「普段の自分が一体何にどのくらいの時間を使っているのか？」を把握しないことには、効率化などできません。

自分が普段やっている業務は、改めて洗い出してみると意外とあります。

後で整理をすればいいので、とにかく箇条書きでどんどん書き出すことです。書き出したら、日次・週次・月次と頻度ごとにグルーピングしておくと後々の優先度の判断に役立ちます。

ステップ2：優先順位の判断

今の仕事が把握できたら、次にやることはそれぞれのタスクの優先度判断です。先ほどグループ分けした頻度別に、重要度を大・中・小程度で切り分けます。

整理も優先度判断も「今後、仕事を効率化するために把握する」ことが一番重要なので、あまり悩まず、かつ正解を出そうとせずに分けてください。

ステップ3：発生頻度と優先順位の見直し

ステップ1と2が終わった時にやってほしいのが、最初に分けた日次・週次・月次単位と優先度の見直しです。

おそらく日次だと思っていたが週次で良かったり、優先度が高いと思っていたが中～低に移せるものがあるはずです。

特に日次で発生する優先度が低い業務はおそらくほぼ週次などで塊として処理をした方が効率的なはずです。ここで「切る業務」をある程度見いだせると、それだけで効率はぐっと上がります。

ステップ4：ゴール設定をする

重要度の高い仕事が分かったら、ゴールの設定をします。タイムマネジメントの目的は生産性の向上です。

できたか？　できていないか？　を管理するためには、「いつまでに、どのレベルで」というKPI（目標を達成する上で、その達成度合いを計測するための定量的な指標）を設定する必要があります。

この時、全てのタスクにKPIを設定することは絶対にNGです。細かすぎる単位での仕事管理は作業を闇雲に増やして生産性低下を招きます。

あくまで「重要度が高いもの」に対して実施していくのが良いでしょう。

ステップ5：記録する

ここまでで、仕事に対する期日とレベル感が設定されました。仕事に関する計画ができたことになります。ここからは計画に沿った実行が大事になりますが、必ず記録を取るように心掛けてください。

例えば資料Ａを作ることに見込んだ時間が5時間程度、期間は3日だとしたら、その作業時間を記録します。

仕事をしていると5時間ぶっ通しで個人作業ができることはマレなので、細切れで記録する形になります。大体でもいいので何時間程度かつ、どれぐらいの期間がかかったか、を記録し、振り返れるようにしましょう。

ステップ6：結果を確認し、修正する

最後に振り返りです。実際にやったことが、自分が立てた計画通りなのかと、自分が設定した優先度などについて振り返ります。

往々にして1回で確定することは少なく、「思っていたより時間がかかったorかからなかった」「重要度が高いと思っていたがそうでもなかった」などの修正が入ります。

振り返ることで自分の得手不得手や癖も把握できますし、計画精度も上がります。また、立てた計画を守ることが目的ではないため、実行が難しいと感じた場合は現実的な形に変更することが大事です。