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専門家 働き方

もう辞めたい! 仕事でミスしたときの報告と謝り方

瀧本博史

仕事でミスをしてしまった際、どんな方法で報告をしたり謝ったりすればマイナスの印象が最小限で済むのでしょうか? また、そもそもミスを減らすコツはあるのでしょうか? 今回は、「仕事でミスしたときの報告と謝り方」について調べてみました。

仕事のミスは報告すべき?

仕事でミスをすると、怒られないように隠そうする人がいます。その場合、どんなデメリットが生じるのでしょう。「効果的な報告や謝罪の方法」とともに、キャリアコンサルタントの瀧本博史先生に教えてもらいました。

ミスを隠すデメリット

自分だけでなく会社の信用も失う

仕事のミスを隠した場合、それが発覚するとミスを隠した本人の信用だけでなく、会社の信用もなくなってしまいます。ミスが発覚すると、隠した本人に対しては、どんなミスが起こったのか状況や内容について詳しく原因追求が行われ、ストレスがたまっていきます。また、ステークホルダー(利害関係者)からは、「会社の体制」についても疑問が生まれ、信用がなくなってしまうのです。

仕事が一からやり直しになる

また、隠していたミスが発覚すると、それまでにその仕事にかけてきた費用と時間も無駄になってしまいます。通常、仕事は時間の経過とともに発展しながら進んでいきます。しかしミスを隠したまま仕事が成長し、発展した段階でミスが発覚すると、根本から再構築する必要に迫られます。

会社の採用活動も難しくなる

さらにはその企業の従業員採用活動も難しくなります。「ここの組織はミスをしても、それが言い出せない環境なのではないか」「組織全体でミスをもみ消そうとする体質があるのではないか」といったイメージが世間からついてしまうと、志望者から「居心地の悪い職場」だと思われてしまいます。そうすると、求人を出してもうまく人が集まらず発展が失われてしまうのです。

報告の仕方

ミスが起こったことを上司へ報告するときに、「こんなミスをした」とただ単に伝えるのではあまり意味はありません。伝えるだけでは上司はどんなミスなのか理解できず、解決策が浮かばないということになってしまうからです。ミスを報告する際は、上司によい解決策を導き出してもらうために1秒でも早く準備をし、内容を整えてから報告する必要があります。

現状把握

まずは現状を把握しましょう。今何が起こっているのか事実を把握し、正確な情報とデータを集めることに専念します。その上で、どんなことが起こっていったのかを時系列でまとめ、普段とどこがちがったのかという「ちがい」を明らかにしたものをレポートとして作成します。

ミスの厳密な特定

次に、どの部分で問題が発生したのか、仕事の区切りや階層ごとに分け、ミスが起こった「ブロック」を特定します。この際には、「かかわった人」「場所」「時間」「発言」「行動」を入れたレポートを作成すると問題が明確化されやすいです。

改善策とその優先順位を明確化

そしてそのブロックで起こったミスについて、改善策などこれから自分が具体的に取り組めそうなことを考えて優先順位をつけます。それを作成したレポートとともに上司へ報告します。

謝り方

上司といっても感情を持つ「ひとりの人間」です。ミスをしたことについて感情をぶつけ合ってしまうと、あとの仕事もやりづらくなります。尾を引かないようにするためにも謝る際に気をつけるべきポイントがあります。

「悪いのは自分」の気持ちを表す

まず、「悪いのは自分」という気持ちを持ちましょう。ミスをした人は自分の心へのダメージを避けるために自分以外のものや事柄のせいにする「自己防衛本能」が働きやすいです。上司はミスをした人からまわりのことばかり伝えられても、問題の本質がどこにあるのかわからないままとなるので、解決への道のりも遠くなってしまいます。

推測はNG! 話すのは事実だけ

次に、正確に事実だけを話しましょう。「~だと思う」という推測や、自分の判断や意見が入ってしまうと、上司はミスの詳細を把握しづらくなります。詳細が把握できないと対応策をピンポイントで打てなくなるので、解決するまでに時間がかかってしまう原因となります。

ありのままのすべてを正直に

そして、正直にすべてを話しましょう。自分やまわりに「起こったこと、感じたこと、行動したこと」、これらすべてを把握した上での対応策を考えていかなければ、どこかにひずみやわだかまりを残したままの対応となってしまいます。また、新たな問題が発生する可能性もあります。これ以上問題を大きくしないためにも、ありのままのすべてを正直に話すことが大切です。

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