「アジェンダ」の意味とは？ 書き方・使い方＆レジュメとの違い
「アジェンダ」という言葉の意味を正しく理解していますか？ 今回は、アジェンダとは何か、作る必要性や使い方を紹介。ビジネス用語に詳しいライターのさおりさんが詳しく解説します。
「アジェンダ」という言葉を知っていますか？ 一般的には会議の「議題」や「議事日程」を意味します。
ですが、聞き慣れないカタカナ言葉であるため、上司から急に「アジェンダの作成をお願い」と言われ、困った経験を持つ人もいるのではないでしょうか？
また「レジュメとは何が違うの？ 」と使い分けが分からず、疑問を抱く人もいるでしょう。
そこで今回は、アジェンダという言葉の意味や作り方、テンプレート等を紹介します。
最後まで読めば、あなたも簡単にアジェンダを作成することが可能になりますよ。
「アジェンダ」とは？ 日本語での意味や使う場面
まずは言葉の意味を見ていきましょう。元は英語で、スペルは「agenda」と書きます。
語源は、ラテン語「agere」の「行動する、行う」。意味は、主に会議の「協議項目」「行動計画」「議事日程」「プラン」等を表します。
最近では、日本でもビジネスの場面で多く使われるカタカナ語。そのため、意味は知らなかったとしても、「耳にしたことはある！」という人が多い言葉かもしれません。
行動計画を示す「アジェンダ21」について
世界での代表的な使用例は「アジェンダ21」です。1992年にブラジルで開催された国際会議、UNCED（地球サミット）で宣言したことを実行するためにやるべきことを定めたもので、21世紀に向けての「行動計画」を指しています。
また、上記を指針とした地方自治体での策定は「ローカルアジェンダ21」といいます。日本国内でも、各地方自治体が参加して取り組んでいます。
政治の場面では、上記のような「行動計画」や「政策」を指して使用することが多いです。
ビジネスシーンでは「議題」を意味
日常における仕事の場面では「議題」や「会議日程」といった意味合いでの利用がメインです。主に会議やミーティングの場面で登場します。
あなたが職場で「会議のアジェンダを作っておいて」と言われたら「会議事項をまとめたもの」と解釈すればいいでしょう。会議事項や進行、日程や出席者、プラン等をひとまとめにしたものを指します。
これらを1枚の紙やデータにまとめて、開催前に出席者に配ります。
「アジェンダ」と「レジュメ」はどう違う？
ここまでお読みいただき、「レジュメとは違うの？」といった疑問を持った人もいるでしょう。確かに「会議やミーティングの情報をまとめる」という点は同じです。
けれども、似ているようで役割が少し違うのです。参考に、異なる点をまとめました。
「アジェンダ」は議題やプランなど予定のまとめ
アジェンダは会議事項やプラン、日程といった「予定」をまとめたものを表します。
詳細の内容までは記載しません。開催の数日前や当日に出席者へ配り、およその概要や開催の意図を伝える役割を果たしています。
また、議題自体を指すケースもあります。相手の話の流れから、どちらを指すのかを考えましょう。
「レジュメ」は会議の詳細や決定事項のまとめ
ミーティングやプレゼンテーション等の詳細や発言、既に決まった項目を分かりやすく要約してまとめたものが「レジュメ」です。会議やミーティングの出席者に、要点を伝えるために配ります。
ちなみに就職活動や転職活動の場面では、自分の情報をまとめた「履歴書」や「職務経歴書」を表します。
以上が、アジェンダとレジュメの異なる部分です。
概要をまとめているのか、詳細の要約をまとめているのかの違いです。似ているようで、記載する部分が異なるのです。
違いを知っていると、いざ職場で登場した時や作成を頼まれた時に、慌てずに済みます。また、誰かに作成を依頼する時など、ケースによって使い分けが可能です。
ぜひ今日から、意識して使い分けましょう。
「アジェンダ」は必要？ 作成する意味
「アジェンダってそもそも必要なのだろうか？」と疑問に感じる人もいるでしょう。もちろん、作成しなくてもミーティング等は開催できます。
しかし、場合によっては作成した方がより生産的になる可能性があるのです。
次に、アジェンダを作成する意味やメリットを解説します。
（1）会議の意図や概要を正しく理解する
アジェンダの主な役割は、「会議の出席者がミーティング等の概要を前もって理解すること」です。
出席者や関係者に概要を伝えるためには、あらかじめ会議事項や最終的なゴール、進行等を決めますよね。そのため、自然と詳細や流れを考える用意が必要になります。
あらかじめ熟考して設定するため、結果としてミーティングはムダがなく、意義のある時間になるのです。
（2）会議を効率良くスムーズに進める
アジェンダの作成はよりスムーズで効率的な会議の実施にも役立ちます。
あらかじめ出席者へ伝えることにより、「開催までに意見や疑問点をまとめ、当日に発言してみよう」「もっと、こうしたらよいのでは？」と各自がじっくり考えられます。
開催した時に各自が用意した意見を発言でき、スムーズに進みます。
また、「誰も発言しない場面」や「経緯や詳細を最初から説明する場面」等の、生産性のない状況を避けられます。
以上がアジェンダの主な役割やメリットです。
アジェンダの作成により、ミーティングがさらに有意義な時間となる可能性が高まるのです。特に出席人数が多い時や、重要度が高い時は、ぜひ作成してみましょう。
「アジェンダ」の基本的な書き方
「生産性を上げるためにアジェンダを作ってみよう！」と思った時、「どのように作成すればいいのか？」と戸惑う人もいるでしょう。
そこで、作成のための考え方やコツを解説します。また、テンプレートもお伝えしますので、参考にすると誰でも簡単に作成できます。
（1）「アジェンダ」に書くべき内容とは？
アジェンダの役割は「スムーズな進行のために、出席者にあらかじめ情報の共有」をすることです。そのため、「出席者に前もって伝えると親切な情報」をピックアップして書きます。
以下、書く内容や作成のコツを詳しく紹介します。
日時や出席者・場所などの基本的な情報
まずは基本的な情報を書きましょう。
例えば、
・開催する場所や日時
・出席者
・各自で用意する資料やデータ
タイムスケジュールと議題
会議事項ごとの所要時間を記載します。
あわせて、あらかじめ共有すべきことや前回の振り返り、変更点等のお知らせも書くと親切です。
（2）「アジェンダ」はパッと見てわかるよう簡潔に
アジェンダを作成する時は、「分かりやすく書くこと」を心がけましょう。せっかく情報を紙やデータにまとめても、読んでもらえなかったらせっかくの苦労が水の泡ですよね。
読んでもらうには「文字を密集させないこと」がポイントです。
ぎっしり文字が密集した文章は、目が疲れてしまい読みたくないですよね？ そのため、箇条書きや表等を利用したり、文字が密集しないように空欄や間を空けたりします。
一目で分かりやすいものになるよう意識して作りましょう。
（3）不安なら上司や先輩に確認・相談
アジェンダを作るにあたっては、進行順や日程を確認する必要があります。
自分の独断や予測だけで日程や会議事項を作ると、時間が短かったり長すぎたり、本当に重要で議論するべき項目を組み込めなかったりします。バランスの良いプランを立てるのは、意外と難しいもの。
慣れないうちや重要度の高いミーティングの場合は、詳細を理解している上司や先輩にアドバイスをもらったり、確認したりして作成しましょう。
最初は、「アジェンダ」の作成を難しいと感じる人もいるでしょう。
しかし、繰り返していくうちに効率的に作成できるようになります。自分や会社の成長のためと思い、ぜひチャレンジしましょう。
「アジェンダ」のテンプレート例
前述した内容を踏まえて、アジェンダのテンプレートを紹介します。この項目を含めると、最低限必要な情報は伝わりますよ。
あなたの会社で活用できそうな部分は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
・議題
・会議の意図
・会議の最終的なゴール
・日時
・開催場所
・出席者
・タイムスケジュール（リストや表を用いると見やすい）
・メモ欄
「アジェンダ」を上手に使って仕事を効率化
アジェンダの意味や作る目的、作り方を解説しました。
これらを理解できているなら、アジェンダの作成や設定を頼まれても、気持ちに余裕を持って対応できます。
また、会議が無駄に長引いたり脱線したり等の非生産性を防げられ、業務改善に繋がります。
結果として業務がスムーズになり、関係者から感謝されたり会社の生産性アップに貢献できたりするでしょう。
（さおり）
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