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デスクトップの整理整頓がうまくなるコツ

#お仕事ハック

ぱぴこ

仕事で大成功を成し遂げたいとか、そんな大それた野望はないけど、なんとなくうまくやりたい。いつもの働き方を小さくアップデートする「お仕事ハック」を紹介します。

今回のお仕事ハックは「デスクトップのファイルが片付かない」とのお悩みに、ライターのぱぴこさんがアドバイス。

デスクトップのファイルが片付かない

私はPCのデスクトップを整理することが苦手です……。よく使うファイルを入れているのですが、そうするとどうしてもデスクトップがごちゃごちゃになってしまいます。
でも、仕事ができる先輩のデスクトップを覗くと、すごくきれいに整理されています。どうすればデスクトップがきれいになりますか?

ファイル管理、私も得意ではありません。

ですが、新卒の頃に「デスクトップがファイルで埋まっているような人間は脳内も汚い」という大変トラウマチックな言葉と共に強めに教育されたので、少なくともデスクトップに大量にアイコンが並ぶことはありません。

仕事上、PC画面を映すような仕事が多く、頻繁に先輩チェックも入るため「デスクトップにファイルは置いてはならぬ」という意識で生活してきました。

そのためか、隙間が無いほどファイルが無造作に置いてあるデスクトップ画面を見ると「ひっ!」と思います。

もちろん時間が無い時のファイル授受で一時的にデスクトップを保存先にすることはあります。でもこれは「何もない」デスクトップに一時的に保存するから早い……という観点であり、大量のファイルが並んでいるデスクトップ上に常にファイルを置いておくこととは意味が違います。

最近はクラウドストレージがデフォルトなので、そちらに全てのファイルを置いており、あまりローカルフォルダ管理はしていませんが、ローカルフォルダ管理という前提でお話しします。

なぜ「デスクトップ」に保存するのか?

トンチのようですが「デスクトップにファイルを保存しなければ、デスクトップはきれいなまま」のはずです。

理論上はそうですよね? かつ、WindowsであればデフォルトのファイルDL先は「ダウンロード」フォルダにあるので、コピペでデスクトップに保存するか、DL先をデスクトップに指定しないと「デスクトップにファイルが大量」という状況にはなりません。

なぜ「デスクトップにファイルが大量」とういう現象が起こるのかといえば、相談文にもあるように「よく使うファイルをすぐ使えるようにデスクトップに保存しているから」です。

しかし、日次で利用するファイルがあったとして、それが1~2種類のみデスクトップに保存されている状態であれば、デスクトップはごちゃごちゃにはなりません。

つまり「よく使うから」「すぐ使うから」とデスクトップに「とりあえず」ファイルを保存しているが故にごちゃごちゃが発生しているのです。

おかしいですね。「すぐ使うから」でデスクトップに保存していたはずなのに、そのせいで管理工数がかかり、見た目も悪くなっている。

「よく使うから」で保存したファイルは、本当に「よく使っている」のでしょうか?

「よく使う」なら、まとめた業務フォルダを作る方が効率的

例えば業務Aと業務Bで使う複数のファイルを「よく使う」という理由でデスクトップ配置しているとして、それぞれに10種類超のファイルがあると、それだけでデスクトップは20種類超のファイルで埋め尽くされます。

なので、業務Aフォルダと業務Bフォルダを作成し、それぞれに10種類のファイルを入れておいた方が、デスクトップのフォルダは2つに収まり「業務A/業務Bを実施する時に見に行くフォルダは1つ」と整理できます。

デスクトップにバラバラと20種類のファイルがあり、利用する時に都度見つけるよりも、「このフォルダにいけばある」状態の方が効率的です。

おそらく、そうしないのは「なんとなくこの辺にファイルがある」などの位置と共に覚えているからです。「乱雑な部屋に住んでいる人は、乱雑さの中に一定のルール性を持っており、自分にとってはそれが最適である」と言い張るのと一緒です。

一時保存フォルダは別に作る

とはいえ、整理整頓が苦手な人が張り切って細かくフォルダを切ると、「どこに何を入れたっけ⁉」と混乱して効率が落ち、結局「とりあえずデスクトップに使うファイルを置く」という元の運用に逆戻りしてしまいます。

そこで、まず作るべきが「一時保存フォルダ」です(名前はなんでも構いません)。今は「とりあえず!」の保存先をデスクトップにしている状態ですが、デスクトップは基本的に「何も置かない」と思ってください。

その上で、今までデスクトップにしていた「作業場」を、自分で決めた「一時保存フォルダ」に移すのです。デスクトップにファイルがたまってきたら、とりあえず全部一時保存フォルダに移動する。こうすると、とりあえず「デスクトップ」はきれいになります。

「訳が分からないよ……」にならないために

とはいえ、ずっと「一時保存フォルダ」に無造作にファイルを格納していっては、デスクトップのぐちゃぐちゃが、別のフォルダに移っただけです。

そのため、週1や隔週で「フォルダ内の整理整頓」の時間を作り、ファイル類を仕分けする……というのが、最も簡単に「デスクトップぐちゃぐちゃ事件」から抜け出せる方法です。

繰り返していると、自分の中でルールができるので、いちいちこのような作業を挟まなくても自然と管理できるようになります。最初から完璧を目指すと挫折するので、目標を小分けにして達成していきましょう。

全部合算してフォルダに入れて置くのも手ではある

PC性能やファイル命名規則に影響される部分はありますが、一定の検索性能が担保されているのであれば、がちゃがちゃとフォルダを分けずに一か所に格納、検索で利用ファイルを抽出という手もあります。

この辺は好みや趣味があるので、フォルダ管理が上手だなと思う人にコツを聞きつつ自分に最適な管理方法を身につけてください。

・デスクトップはファイルを保存する場所ではないと心得る
・「とりあえず」のファイル保存先を別に作り、とりあえずそこに格納する
・ファイル管理、フォルダ管理が上手な人にルールやロジックを教えてもらう
・慣れてきたら自分がやりやすい方法で管理していく

(文:ぱぴこ、イラスト:黒猫まな子)

※この記事は2021年05月14日に公開されたものです

ぱぴこ

外資系ときどき激務OLコラムニスト。オシャレとズボラの狭間に生息し、ストレスを課金で潰すことに余念がない。趣味はNetflix、お酒、豚を塩漬けにすること。目標はゆとりのある生活(物理)。
Twitter:@inucococo
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