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ビジネス電話のマナーとは。正しい電話のかけ方

佐野昭子

普段の仕事で使うことが多い電話ですが、あなたの電話は大人としてきちんとマナーを守れているでしょうか。社会人として押さえておきたい、ビジネスシーンでの電話のかけ方について、ホスピタリティエバンジェリストの佐野昭子さんに解説していただきます。

■ビジネスシーンにおける、正しい「電話のかけ方」手順

◇1:話す内容をまとめておく

事前に電話で話す内容をまとめておきましょう。会話の中で必要な書類などがある場合は、手元に準備しておくとスムーズです。

◇2:電話をかける

電話番号を間違えないよう、よく確認してからダイヤルしましょう。

◇3:会社名と名前を述べる

先方が電話に出たら、自分の会社名と名前を述べます。「いつもお世話になっております」などの挨拶を忘れずに。

◇4:話したい相手を呼び出してもらう

自分が話したい相手がすぐに電話に出るとは限りません。「○○部の△△さまはお手隙でしょうか? □□の件でお電話いたしました」など、話したい相手と要件を伝えて呼び出してもらいます。

◇5:要件を述べる

先方が出たら、話す時間があるか都合を確認した上で、要件を述べましょう。もし不在の場合は、取次人に要件を伝え、取次人の名前を聞いておきます。

◇6:電話を切る

会話が終わったら、「お忙しい中ありがとうございました」と感謝の気持ちを伝え、挨拶して電話を切りましょう。「ガチャン!」と切らず、相手が電話を切り終わったのを確認してから静かに切ります。

次ページ:電話をかける際に気をつけたいマナー

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