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雑学 生活

初めて電話するときは、こんな言葉を―「名前を名乗ったら、相手の都合を確認する」

初めて電話する相手に用件をわかりやすく伝え、かつ自分に対してもいい印象を持ってもらいたいときはどうすればいい? 最低限心がけておくべきマナーは? 戸惑いがちな「初めて電話するとき」のコツやマナーをご紹介します。

【間違いやすいビジネスマナー「×:各位様」→「様」は不要】

■初めて電話するときは、こんな言葉を

初めて電話するということは、自分も相手のことを知らなければ、相手も自分のことを知らない状態。つまり「こちらが何者なのか」をはっきりしないと、相手は自分のことを100%警戒すると思って間違いありません。

初めて誰かに電話するときは、「私、○○会社の○○と申します」等、自分が何者なのかをはっきりとわかりやすく伝えるようにしましょう。またプラスして「初めてお電話いたしました」「突然のお電話で失礼いたします」等、「初めて電話をかけたこと」を印象づけるフレーズを使うとより安心感を持ってもらいやすくなります。

■名前を名乗ったら、相手の都合を確認しよう

突然知らない相手から電話がかかってくると、不快な思いになることも多いもの。それは「相手の都合を気にせず、電話をかけてきた」という印象を相手に与えてしまうからです。

そのため初めて電話をかける相手には必ず「今5分ほどお時間いただいてもよろしいでしょうか?」「○○の件につきまして、○点ほど電話でお伺いしてもよろしいでしょうか?」等、相手の都合を確認する一言を添えるようにしましょう。

■用件は手短に伝えよう

初めての電話で長話は厳禁。上記同様「相手の都合なんてお構いなし」という印象を与えてしまうからです。そのため用件は手短に伝えられるように、あらかじめ電話する前にポイントを整理しておくことが大事。ポイントを整理してメモ書きしてから、相手に電話をかけてみてください。

また電話を受けてもらったときは、「本日はお忙しいところをありがとうございました」等、丁寧にあいさつをしてから電話を切ることも忘れずに。

初めて電話をかけるときは、何かと相手の不快感を刺激しやすくなるため注意が必要です。時には「今、忙しいから!」の一言で切られてしまい、ショックを受けてしまうことも……。ただし相手の状況や忙しさを確認しないで、電話をかけているのはこちら側。

初めてかける相手には思いやりと配慮を心がけながら、電話をかけるようにしてみてくださいね。

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