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専門家 スキル

ビジネス電話のマナーとは。正しい電話のかけ方

佐野昭子

電話をかける際に気をつけたいマナー

続いては、電話をかける際に知っておきたいマナーを紹介します。

うっかりマナー違反しないように気をつけましょう。

電話をする時間帯に気を配る

電話をする時間帯に気を配る

出社時・昼食時・退社時・休み明けは、ほとんどの方は業務がたて込んでいて、慌ただしい時間帯です。

これらの時間に電話をかけるのは、できるだけ避けるようにしましょう。

手短に話せるように要件をまとめておく

手短に話せるように要件をまとめておく

電話は相手の仕事を中断させ、時間を奪ってしまうもの。

ビジネス電話の基本通話時間は約3分とされています。要点を絞って伝えられるよう、事前に内容をまとめておきましょう。

日時の確認をする際は曜日も一緒に伝える

日時の確認をする際は曜日も一緒に伝える

アポイントメントを取る際、日時の確認は「〇月〇日〇曜日、午前(午後)〇時」と伝えましょう。

曜日を入れることで1・4・7などの数字の聞き間違いが防げます。

間違いやすい発声・発音に注意する

間違いやすい発声・発音に注意する

数字の場合

1、4、7、8、20などに注意。

例:
4日と8日:×「よっか/ようか」⇒〇「よんにち/はちにち」と発音
11日と17日:×「じゅういちにち/じゅうしちにち」⇒〇「じゅういちにち/じゅうななにち」と発音

アルファベットの場合

BとD、PとT、GとJ、MとNに注意。

伝えたいアルファベットの文字ではじまる英単語を述べてから、そのアルファベットを言うようにすると、聞き間違いを防げます。

例:Breadの「B」、Disneylandの「D」

電話は相手よりあとに切る

電話は相手よりあとに切る

電話を先に切るのは、基本的にかけてきた相手、目上の人だと心得ましょう。

なぜなら、相手にガチャンと切る音を聞かせるのは失礼だからです。

どうしても先に切らなければならないときや、明らかに先方が切るのを待っているのがわかった場合は、電話機のフックを静かに押し通話を切ってから、受話器を置くようにしましょう。

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