ビジネスコミュニケーションについて。目的やメリット・能力向上させる方法

基本的なビジネスコミュニケーションスキルを向上させる方法

コミュニケーションスキルというものは、以下の2つのスキルで構成されています。

1．「話を聞くスキル」
2．「相手に伝える話し方スキル」

これはビジネスコミュニケーションにおいても共通します。

それでは、この2つのスキルを向上させるポイントを整理してみましょう。

「話を聞くスキル」向上のコツ

「聴き上手」という言葉を、一度は耳にしたことがあるでしょう。コミュニケーションの基本は、相手の話をよく聞くこと（傾聴）から始まります。

コツその1：相手の話を否定しない

傾聴をうまく進めるコツとして、まず相手の話を絶対に否定しないことが重要です。

例えば、会社の方針と明らかに違うやり方で仕事をやろうとしていても、「それは違うよね」「間違っているよ」「この間の通達、ちゃんと理解している？」などと否定しないで、まずは全面的に受け入れることです。

コツその2：相手の話を聞いている姿勢を示す

続いてのコツは、よそ見をするとか他の作業をしながらではなく、きちんと向き合って、うなずいたり、相槌を打ったり、共感したりして、相手の話を聴いている姿勢を示すことです。

コツその3：相手の話を遮らずに最後まで聞く

3つ目のコツは、決して話を途中で遮らないで、最後まで話を聞くことです。

ついつい話が長いと、遮ってしまいがちですが、そうするとコミュニケーションの基礎である、相手との信頼関係が崩れる可能性があります。

ぐっと我慢で、最後まで聴き遂げましょう。

また、この「傾聴」のコツは会話だけでなく、メールやチャットのシーンでも、活用することができます。

メールだと、送信された本文に3つの話題があったとしましょう。この場合、3つ全てに丁寧に回答していきます。

チャットは機能上、複数の話題をやり取りしづらいので、最初の話題に関して丁寧に対応した後、次の話題に切り替え、これも丁寧に対応していきます。

「相手に伝える話し方スキル」向上のコツ

続いては、「伝えるスキル」を向上するコツを紹介していきます。

コツその1：主題を決めておく

「この場で自分が伝えたいことはいったいなんなのか？」という主題を決めておくことが最優先です。

話が長い人に対して、「結局何が言いたかったのか、よく分からない」という感想を持ったことはありませんか？

人に伝える際には、「ズバリ、一言で言うと何なのか？」これを意識して整理しておくだけで全然違います。

コツその2：「PREP法」の活用

次に、「PREP法」の活用をお勧めします。

これは「起承転結」ではなく、

POINT＝結論
REASON＝理由
EXAMPLE＝事例、具体例
POINT＝まとめ

の順に伝えていくもので、ビジネスシーンに適した手法です。

会話でもメールでも、まず結論ありきとして、その後に理由や事例を付け加え、最後にまとめる、そうした流れで伝えてみてください。

コツその3：曖昧ワードを使用しない

最後に、曖昧ワードを使用しない、ということです。

どうとでも解釈できるようなワードだと、こちらはこう考えていた、いや向こうはこう認識していた、とギャップが生まれてしまいます。

例えば、「この書類、なるはや（なるべく早く）で、お願いします」というやり取り、ありませんか？

これだとお互いに都合の良い解釈ができてしまいます。それなので、「来週末までにお願いします」と、明確な内容を伝えるべきです。

ビジネスコミュニケーションにおいて気を付けたいポイント

ビジネスコミュニケーションにおいて気を付けたいポイントは、2つあります。

（1）「コミュニケーションに100%はない」と肝に銘じること

1つ目は、コミュニケーションに100%はない、と肝に銘じること。

「あれだけ丁寧に言ってあったのに」というシーンに出くわしたことありませんか？　自身がどれだけ一生懸命に伝えたとしても、伝わっていないことはあります。

そのため、焦らないで、気持ちに余裕をもって、取り組んでいきましょう。

「あれだけ言ってたのに、なんでやってないの！」と感情的になってしまっては、コミュニケーションの基礎である信頼関係すら失ってしまいますから、1度で伝わっていなければ、複数回、粘り強く試みてみましょう。

（2）改善・改良を怠らないこと

そして2つ目は、改善、改良を怠らないように、繰り返していくことです。

もっと相手を引き出す方法はないか？　どうしたらもっとうまく伝わるか？　まさしく仕事の場がそれを磨き上げる道場ですので、日々、良くなる努力を続けてください。

コロナ禍の今だからこそ高めたいスキル

コロナ禍の今、仕事のシーンでも対面のやり取りが減り、「会って話せば分かる」的なものは通用せず、メールやチャット、WEB会議に代表されるように、コミュニケーションを取りづらい場面が増えています。

そのため、より円滑なビジネスコミュニケーションスキルの必要性が高まっています。

本記事を参考にして、ぜひビジネスコミュニケーションスキルを向上させていってください。

（中谷充宏）

※画像はイメージです

※この記事は2020年09月18日に公開されたものです