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上手な伝え方5つとは? 伝え方が下手な人の課題とトレーニング方法

ぱぴこ

「伝え方」が9割と言われるほど、コミュニケーションで重要となる伝え方。伝え方が上手な人の特徴やトレーニング方法をコラムニストのぱぴこさんが解説します。また、「仕事を休むと伝えたい」「彼氏に生理の辛さを伝えたい」など、仕事や恋愛のケース別に伝え方のコツも紹介します。

マイナビウーマンで結構な数の「仕事にまつわる記事」を書いていますが、その中でもコミュニケーション関連の記事は多いです。ど直球で「コミュニケーション能力とは? 」という記事も書きました。

「依頼が多い=悩んでいる人が多い」という図式です。ビジネス曖昧語ながら「コミュニケーション能力」は、それだけ重視されているのでしょう。

特に「伝え方」は、報告・プレゼンテーション・商談・調整・日々の会話など多くの場面でその人の見え方に直結するため、上手な伝え方を身に付けたいものですね。

伝え方で9割決まる!?

画像提供:Amazon

みなさんは、コピーライターの佐々木圭一さんが書いた『伝え方が9割』(ダイヤモンド社)というベストセラーをご存じでしょうか? なんと世界累計256万部の本で、端的に言えば伝え方の技術が凝縮して記されています。

「さまざまな伝え方1つでほぼ全てが決まってしまう」という危機感は多くの人が共通して持っており、だからこそそれを見直すための書籍がここまで注目されたのでしょう。

つまり、伝え方が重要であることは、世の中の共通認識というわけです。

ビジネスで「伝え方」のスキルが大事な5つ理由

「コミュニケーションが大事」「伝え方が重要だ」。ありふれた言葉ですが、ありふれるほど前述の通り重要なことともいえます。

なぜ、仕事において伝え方が重視されるのでしょうか。より詳しく理由を考えていきましょう。

(1)自分の意図が正確に伝わる

「上手な伝え方」というと、柔らかいニュアンスや人と衝突せずにやり過ごすなどの受動的な印象を受けませんか? しかし「伝え方」を考える上で最も重要なことは、「自分が伝えたいことが、齟齬なく相手に伝わるか」です。

結論が分からずに議論がまとまらないなどの「無駄」を省くためにも上手な伝え方が重要なのです。

(2)不要なもめ事を生まない

「言い方が悪い」といった批判は本質的ではありませんが、同じメッセージを発していても伝え方によって衝突が発生することはあります。自分の伝えたいことが上手に伝えられると、意図しないもめ事を避けることができます。

(3)スムーズに仕事が進められる

「上手な伝え方」とは相手にとって心地良いコミュニケーションであるともいえます。

理解力が乏しい、重箱の隅をつつくようなことばかり言ってくる……などの厄介な相手にも心地良いコミュニケーションを提供することで、スムーズに仕事を進めることができます。

(4)信頼・信用を引き出せる

「伝え方が上手い」と意思疎通がスムーズになるだけでなく、相手から見て「分かりやすく話してくれる人」になります。それが信頼につながり、信用される人間になれます。

(5)相手のモチベーションを下げない

「宿題やりなさい!」「今やろうと思ったのに!」論争は家庭内での言い方問題の代表例ですが、「やってほしいこと」をそのまま伝えた結果「期待している行動」につながらないことはよくあります。

伝え方が上手であれば、相手のモチベーションを下げず、むしろ上げる形でのコミュニケーションが取れます。

伝え方が上手い人の特徴

伝え方の重要性は前述の通りですが、「上手な伝え方」ができる人にはどんな特徴があるのでしょうか。

参考記事はこちら▼

上司や目上の人など、あまり仲良くない人と上手く話せずに悩んでいるませんか。なぜ上手く話せないのか解説します。

(1)話のゴールと方向性を示す

相手に上手く伝えられる人は「何を話すか」を事前に共有した上で話すようにしていることが多いです。例えば、会議でアジェンダを最初に示すのは「今日はこの道筋で話すので理解してね、聞いてね」という共通認識を作るためです。

その道筋通りに話し、同じ方向を向けているかを考えながら話すことで伝えたいことが齟齬なく伝わるのです。

(2)結論からまとめて話し、後から詳細を説明する

いきなり詳細から説明する人は意外と多いです。「自分がやったこと」をアピールしたくなるのは人のサガですが、本当に伝えたいことは「やった上で出た結論」のはずです。

伝え方が上手な人は、相手への伝わりやすさを考えて、まず初めに結論を言い、その後必要であれば詳細を伝えるようにしているはずです。

参考記事はこちら▼

結末から話す「アンチ・クライマックス話法」とは? 伝え方のテクニックを解説します。

(3)無駄に「いただく」を使わない

伝え方が上手な人は回りくどい表現や妙な敬語を使うことがありません。だめな例として「いただく」の多用があります。

NG例文

「〇〇を××していただくためにご承認いただく機会をいただいてありがとうございます」。

上記の例文では短い文章の中に3回「いただく」が入っていますが、このように過剰に「いただく」を使ってしまう人は珍しくありません。

ぶっちゃけ分かりにくい上に、ばかっぽいので癖になっている人は直しましょう。メールも同様です。丁寧な言葉遣いをしようとして、逆に日本語がおかしくなっていないかをチェックしましょう。

(4)つなぎ言葉や周りくどい表現を避けるよう意識している

(3)と関連しますが、人に伝わりにくくなる言葉として以下があります。

・~に関して
・~の方から
・~といたしましては
・~として、~こととして
・けど、ちょっと

伝え方が上手な人は伝えたいことを鮮明にするために、こういった回りくどい言葉を意識して排除しています。

日本語は文章を無意味に長くするのが容易な言語です。気を抜くと「丁寧に話す」ことが「無駄な文字数を話す」ことにすり替わっていることもあるので注意しましょう。

(5)相手にとってわかりやすい言葉を使う

相手に伝わらない要因でありがちなのが、専門用語や一般的でない言葉を気付かず使ってしまうことです。

会話の中でわからない言葉が出てくると、そちらに気を取られて話の全体を把握できなくなります。

伝え方が上手い人は、相手に合わせてわかりにくい言葉は補足を入れたり、一般的な言葉に言い換えていることが多いです。

▶次のページでは、伝え方を向上させるトレーニング方法を解説します。

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