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雑学 生活

急な出張でも大丈夫!スムーズに出張を終えるためにやるべきこと

社会人として仕事をするうちに、「○○へ出張してください」と命令されることもあるでしょう。初めての出張は、誰でもドキドキするものですよね。スムーズに仕事を進めるためには、その準備が肝心! 急な出張でも慌てないために、出張前にやるべきことを紹介します。

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■まずは荷物の準備

泊まりがけで出張をするときには、事前に持ち物をしっかりとチェックしておく必要があります。「あ! アレ忘れた……」と思っても、出張先で対処するのが難しいケースも多いためです。まずは、自分なりの「持ち物リスト」を作成してみてください。

リストの中で、最も大切なものは「仕事に関わるもの」です。相手に渡す書類は事前に印刷して、持参します。また名刺は多めに持っていきましょう。出張先からはPCや携帯で会社に連絡する機会も多いことと思います。端末本体を忘れないのはもちろんですが、充電器やアダプターも必須アイテムです。

スーツやシャツは身につけていくものとして、必要であれば、着替えを用意しましょう。これらは現地調達も難しくないアイテムなので、荷物が増えすぎる場合には、あえて持っていかないというのも一つの方法です。

■スケジューリング

出張をスムーズに終えるためには、スケジューリングも大切です。まずは出張先でどこを回るのか、決定しましょう。それぞれの正確な住所がわかれば、効率の良い回り方も自然と見えてくるはずです。

スケジューリングのコツは、余裕をもって計画をたてること。また現地での交通手段などもあらかじめ確認しておくことです。こうすれば現地で無駄な時間を過ごすこともないでしょう。

■宿泊先の手配

宿泊を伴う出張では、宿泊先の手配も必要です。会社が用意してくれる場合には良いのですが、もし自分で決める場合には、出張先で動きやすい立地かどうかや、宿泊期間に応じた適切な施設であるかを重視すると良いでしょう。

1泊や2泊なら、都市部のビジネスホテルが便利かもしれませんが数週間以上の長期出張の場合、ウィークリーマンションやマンスリーマンションの方が便利なことも多いです。出張のスタイルに合わせて検討してみてください。

■手土産の準備

出張先での印象を良くするためには、手土産を持っていくのもおすすめです。この場合、出発地で購入し、持参するのが良いでしょう。昨今は駅やコンビニでも、それらしい品物を購入することが可能ですが、「間に合わせ」という印象を相手に与えてしまいますので、あまりお勧めできません。

また、相手の食べやすさを重視するのも大切なポイントです。個包装で十分な数が入っており、日持ちがするものがベストだと言えるでしょう。

ドキドキの初出張を滞りなく終えるために、まずはしっかりと準備しましょう! 普段とは違う仕事をしっかりとこなせれば、それも社会人としての成長です。気を抜かずに頑張ってください。

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