お使いのOS・ブラウザでは、本サイトを適切に閲覧できない可能性があります。最新のブラウザをご利用ください。
雑学 働き方

コレは使える!知られざる「エクセル」のちょいワザたち―『「Ctrl」+「F2」で印刷プレビュー』『「Ctrl」+「;」で今日の日付』

マイクロソフト社の表計算ソフト『Microsoft Excel』(エクセル)。デスクワークなど、パソコンを使うお仕事ならほとんどの人が使った経験があるでしょう。本当に便利なソフトです。今回は、このエクセルの「意外と知らないちょいワザ」を紹介します。

【ショートカットキー使ってる? 知って得する「パソコンの裏技」】

■初心者は覚えておくと役立つ手間が省けるちょいワザ

●いちいちシートを切り替えなくて済む簡単コピー
「Ctrl」と「Alt」を押しながらドラッグすることで、シート間のコピーが可能。コピーしたい範囲を指定し、ポインタが矢印になったところで、「Ctrl」と「Alt」を押しながらドラッグ。そのままシートタブにポインターを持っていくとシートが切り替わるので、コピー先のシートの貼り付けたい位置にドロップすればOKです。

●ショートカットで新規シート作成!
新しいシートを作る時は、「Shift」+「F11」のショートカットで楽に新規シートが作成できます。これでいちいちシートの下部にポインターを持っていく必要はなくなります。

●印刷時の手順を省略!
「Ctrl」+「F2」を押すだけでワンタッチで印刷プレビューが表示されます。ちなみに、印刷ダイアログは「Ctrl」+「P」で簡単に開けます。いちいち「ファイル」から操作していた人はぜひお試しを。

●ハイパーリンクを一括でクリア
セルを一気に選択してから右クリックし、「ハイパーリンクの削除」を選択することでハイパーリンクを一括でなくすことができます。一昔前のエクセルは一つ一つクリアすることしかできませんでしたので、「知らない」という人も意外と多いかも?

■特定のケースでとても使えるちょいワザ

●簡単に今日の日付や時刻を入力!
セル選択時に「Ctrl」+「;」で今日の日付を入力することが可能です。時刻は「Ctrl」+「 : 」を使うと入力できます。覚えておくと便利です。

●覚えておけば役に立つ文字の装飾テク!
意外と知られていないのが「Ctrl」+「B」。文字を太字にすることができます。また、「Ctrl」+「U」でアンダーライン、「Ctrl」+「I」で斜体にできます。

●覚えておけば役に立つ数値の変換テク!
入力した数値を「Ctrl」+「Shift」+「4」で通貨にすることができます。さらに「Ctrl」+「Shift」+「5」で「%表示」にもできます。

●いつも使うファイルを起動と同時に開く!
ファイルを一つのフォルダにまとめて「詳細設定」から設定することで、エクセル起動時にいつも使う複数のファイルを開くことが可能です。一気に開くことができるので、手間を若干ですが省くことができますね。

■よく使う人でも意外と知らないちょいワザ

●数値の「=」入力が面倒な時は「+」でいける?
数値入力の際、テンキーを使っていると「=」を入力するのが面倒。しかし「+」キーで代用が可能です。「+200+312」と入力しても「=200+312」となります。

●関数入力で漢字の読み方を入力!
「PHONETIC(セル番号)」という関数を入力することで、指定したセルの入力内容の読み方が表示できます。いちいち読み仮名を入力する手間が省けます。

●ダブルクリックで簡単オートフィル!
マウスでドラッグだけでなく、数式の入ったセルの右端でダブルクリックすることで、簡単にオートフィルが可能です。使える「マウステク」ですね。

●エクセルで簡単に翻訳?
リボンの「校閲」にある「翻訳」を選ぶことで簡単に翻訳することが可能。これで翻訳サイトいらず?

●セルの内容を自動読み上げ?
クイックツールバーの「セルの読み上げ」でセルの入力内容を読み上げてくれます。データの読み合わせの時などに便利ですよ! ※バージョンによってはあらかじめクイックツールバーに追加しておく必要があります。

エクセルのエキスパートは知っているかもしれませんが、普段何気なく使っている人だと意外と知らないショートカットや機能があるものです。今回ご紹介したものも、まさにそれ。覚えておくと、一手間二手間省くことができますから、仕事の効率もアップするかも!?

(貫井康徳@dcp)

お役立ち情報[PR]