「申し訳ございませんでした」の謝罪は正しい？　意味と使い方を解説

「申し訳ございませんでした」は、得意先やお客様、または会社の上司などへ謝罪する時に使う言葉です。

ビジネス上でよく使う表現ですが、メールの文章を書いている時にふと、「申し訳ございませんでした」という言葉が適切なのか不安になる時はありませんか？

そんな不安を解消するために、この記事では「申し訳ございませんでした」の意味や正しい使い方、言い換え表現を解説します。

「申し訳ございませんでした」の意味

「申し訳ございませんでした」は「申し訳」に「ございません」という「ない」の丁寧語、さらに過去形である「でした」をつけた言葉です。

仕事でも頻繁に使っている人が多いと思うのですが、そもそも「申し訳」とは何なのでしょうか。まずは辞書で意味をチェックしてみましょう。

もうし‐わけ〔まうし‐〕【申（し）訳／申（し）分け】の意味
1、申し開き。言いわけ。弁解。「—が立つ」「—がない」「出席できず—ありません」
2、なんとか形だけつけること。体裁だけであること。「—に並べただけのもの」「—程度の謝礼」

出典：『デジタル大辞泉』（小学館）

「申し訳」に「ない」という言葉をつけると、謝罪の意味合いが強くなります。例えば「約束を守ることが出来ず申し訳ない」という具合いです。

その他に「食事まで用意して頂いて申し訳ない」と言うと、謝罪だけでなく感謝を伝える意味もあります。このように「申し訳ない」は謝罪だけでなく感謝の意を示す時にも使用することがあると覚えておきましょう。

「申し訳ございませんでした」の使い方（例文有）

基本的に「申し訳ございませんでした」は、失敗に対して謝罪する時に使用します。その時はうまくいっていたつもりでも、後からミスが発覚することもありますよね。そのような時に「申し訳ございませんでした」を使用するのが一般的です。

得意先やお客様から会社の上司や先輩など、使う相手を選ばない表現です。

また、実際に使用する時には「申し訳ございませんでした」だけではなく、「○○をしてしまい、申し訳ございませんでした」と具体的に何に対して謝罪しているのか明確にしましょう。

例文

例文のように、期日を過ぎてしまった、遅刻をした時などの謝罪として「申し訳ございませんでした」は最適な言葉となります。

今後も良好な関係を続けていくためにも、ミスに対して言い訳をするのではなく、潔く「申し訳ございません」と伝えることが大切です。

「申し訳ございませんでした」の注意点

「申し訳ございませんでした」は丁寧な表現ですが、使うシーンを間違えると余計に相手を怒らせることになるかもしれません。そうならないためにも、使用時の注意点をチェックしておきましょう。

（1）進行系か過去系かに注意する

「申し訳ございません」と「申し訳ございませんでした」には、進行形として今まさに起こっている事象に対する言葉なのか、過去に起きた事象に対する言葉かという違いがあります。

使い分けで注意しなければいけないのが、「謝罪にいたった原因が解決しているのか」「相手の気持ちは収まっているのか」ということ。

例えば、まだ問題が解決していないのに「申し訳ございませんでした」と過去形の謝罪文を使ってしまうと、相手を怒らせることにつながるので注意が必要です。

（2）多用には注意する

もう一つの注意点としては「申し訳ございませんでした」の多用に気をつけること。

丁寧に謝罪する言葉として便利ではありますが、多用しすぎると言葉の重みがなくなってしまいます。「本当に悪いと思っているのか」と不信感を抱かれかねません。

（3）使う相手は目上の人や取引先

「申し訳ございませんでした」を使用する相手は、基本的に目上の人か取引先を相手に選びましょう。

後輩や同僚に対しては、かしこまった表現すぎて少し堅苦しい印象を与えてしまう可能性があります。ミスの度合いにもよりますが、近しい人に対しては「○○してしまって申し訳ない」と、フランクな謝罪の方が適している場面がありますよ。

「申し訳ございませんでした」の言い換え表現

いつも「申し訳ございませんでした」ばかりを使っていると、言葉が形式的になってしまい、気持ちが伝わらない可能性があります。

そうならないためにも、「申し訳ございませんでした」の言い換え表現を覚えておくと便利です。いくつか例を見ていきましょう。

（1）「お詫び申し上げます」

「お詫び申し上げます」は、「申し訳ございませんでした」と同じ意味合いで使用する言い換え表現です。対面で使用するよりは、手紙やメールなどの文書で使用する方が一般的でしょう。

さらに「心より深くお詫び申し上げます」と言葉を付け加えることで、より深い謝罪の意を示すことができます。

こちらの失敗で相手に大きな負担や迷惑をかけた場合に、手紙やメールなどの謝罪文では「お詫び申し上げます」と言い換えても良いでしょう。

（2）「陳謝いたします」

「陳謝」とは、事情を述べてから謝ることです。事情を述べるというところがポイントで、ミスを認めて素直に謝る「謝罪」とは少し違うニュアンスを持ちます。

「陳謝いたします」を使用する場合は、謝罪するにいたった経緯や、仕方なくそのミスが発生してしまったという事情をしっかりと説明する必要があるのです。例えば、電車の遅延によって約束の時間に遅れてしまった場合などがそれにあたるでしょう。

また「陳謝いたします」を会話で使うことはほとんどなく、手紙やメールの他に、新聞記事などで多く使われる表現となります。

（3）「失礼いたしました」

「失礼いたしました」は、「申し訳ございませんでした」よりも軽く使用できる言い換え表現です。そのため、失敗によって相手に大きな負担や迷惑をかけた場合の謝罪で使用するのは不適切です。

「失礼」とは、礼儀に反する言動をすること。例えば会議中に咳こんでしまった時などに使う言葉として最適な言い換え表現となります。謝罪の意味も若干は含まれてはいるものの、あいさつのような軽いイメージを持たれる表現です。

もう一つ「失礼いたしました」と似た言葉で「失礼します」もありますが、こちらは軽い断りを入れる言葉として使用されます。

「申し訳ございませんでした」は謝罪を伝える言葉

「申し訳ございませんでした」は、得意先やお客様、上司などに使える丁寧な謝罪の言葉です。過去形なので、問題が解決していない時に使用すると、余計に相手を怒らせることになるかもしれません。

謝罪は、そのシーンに応じた言葉を使い、気持ちを伝えることが大切。いろいろな表現を覚えて、正しい使い方ができるようにしておきましょう。

（#にほんご倶楽部）

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