100均グッズを活用。机まわりと引き出しの整理術

気づけば机の上も、引き出しの中もごちゃごちゃ。そのせいで、必要な書類が見つからなかったり、モチベーションが下がったり……。こんな状態では、なかなか仕事がはかどりせんよね。そこで、片づけコンサルタントの宮崎佐智子さんに、机まわりのスマートな整理術を教えてもらいました。

机の上が散らかる原因と整頓術

仕事中、いつの間にか書類が散乱して、どこに何があるのかわからない人も多いはず。机の上が散らかってしまう原因と整理整頓するためのコツを聞きました。

机の上が散らかるのはなぜ？

机の上が散らかる人は、必要な書類や大切な資料を見えるところに置いておかないと不安で、書類を重ねてしまう傾向があります。片づけるなら完璧にしたいとこだわるあまり、中途半端になるくらいなら片づけないほうが“マシ”と、行動に移しません。また、散らかっていても困っていないとの理由で、片づけるメリットを見出せずに整理整頓をしないということがあります。さらには、机の上の理想と現実の状態にギャップがありすぎて、片づけられない人もいます。片づけられない人は、必要な資料と不要な資料、重要度の高い書類と重要度の低い書類が机の上で混在しています。仕事道具や筆記具の定位置が決まっていなかったり、文房具が多すぎるあまり、ペン立てや用具入れに収納しきれず、あふれてしまうといった特徴があります。

机の上を整理するための簡単なコツ4つ

机を3つにゾーン分けする

机を常用ゾーン、仮置きゾーン、作業ゾーンの3つに分けます。常用ゾーンは、電話やメモが取れるようにしておきましょう。仮置きゾーンは、進行中の書類や文房具を一時的に置く場所として利用します。作業ゾーンはパソコンや作業中の書類を置く場所として使います。作業をするゾーンを分けることで、仕事中でも机の上が散らからず、業務に集中できます。

仮置きゾーンの書類を置く際は立てて収納する

書類を平置きにしてしまうと、どんどん山積みになり、やがて雪崩が起こってしまいます。仮置きゾーンに一時的に書類を置く際は、立てて収納できるファイルを使用しましょう。立てて収納することで、探しやすく、取り出しやすく、戻しやすくなります。

書類トレイは置かない

書類トレイを使用すると、積み重なるように置いてしまいます。これでは、下に何があるのかわからなくなり、必要な書類を探す際、面倒で効率が悪くなります。書類トレイは置かないようにしましょう。

ペン類は取り出しやすい収納に

使用頻度が高いペン類は、ペン立てに収納しましょう。使用するときは常用ゾーンに置き、退社するときは中引き出しにしまうと、机の上をきれいに維持できます。

机の上に作業中の書類や文房具を出したまま離席すると、来客があった際、悪い印象を与えかねません。外出や退社で席を離れる際は、机の上をスッキリと片づけるように心がけましょう。

引き出しの中が散らかる原因と整頓術

机の引き出しに物がぎっしりと入っていて、同僚や上司に見られたら恥ずかしい……という人もいると思います。引き出しの中をうまく整理できない原因と整頓術を教えてもらいました。

引き出しの中が散らかるのはなぜ？

机の上と同様で、物の定位置が決まっていないと散らかります。使用中の筆記具以外にインクの切れたペン、同じ色の蛍光マーカーなど、必要以上の文房具が引き出しの中に溢れていませんか？　「いつか使うかもしれない」とプリントアウトした古い書類や資料を引き出しに入れたままにして、書類が溜まってしまうことがあります。中には、「自分しか使わないから」、「どうせ人には見えないから」という心理から、引き出しが散らかっていても気にしない人もいます。

引き出しの中を整理するコツ

オフィス用の机に設置された引き出しは、それぞれ大きさがちがいます。それには、その引出しの持つ役割があるからです。引き出しの持つ役割に合わせ、物を入れることで、断然片づきますので、それぞれ見ていきましょう。

センターの引出しはなるべく開けておく

オフィス机の椅子に座ると、お腹のあたりに位置するのがセンターの引き出しです。センターの引き出しは、離席の際に作業途中の書類を入れるためにありますから、何も入れずに開けておきましょう。この引き出し、物を取り出すために、わざわざ座っている体を動かす必要があります。そこに使用頻度の高い物を入れてしまうと何度も開閉することになり、効率が悪く、ストレスが溜まります。どうしても物を入れる場合は、あまり使わない物や保管する物を入れるようにしましょう。

小引き出し・中引き出しはトレイで仕切って収納

机の右側、あるいは左側の一番上にある引き出しを小引き出しと言います。この小引き出しは、文房具の収納に適しています。ペン・消しゴム・クリップ・付箋などの小さい物を入れましょう。また、小引き出しの下にある、中引き出しには、個人で購入した本やCD、お菓子、美容系の物を収納するとよいでしょう。小引き出し、中引き出しともに、入れたい物の大きさに合わせてトレイを使い、仕切って収納するのがおすすめです。

大引き出しにはファイルボックスで書類を収納

一番下にある大引き出しは、ファイルボックスを使い書類を収納します。その際にA4サイズの書類はクリアファイルに入れ、ファイルボックスに立てて収納するようにしましょう。やりかけの書類は一番手前に入れておくとわかりやすいので、社員同士で共有が可能です。さらにこの方法で書類を収納していくと、必然的に後ろの書類が古いものになるので、必要なくなった書類や破棄する資料をすぐに見つけられます。また大引き出しは、奥のスペースが空くので、そこに自分の私物を入れるのもよいでしょう。

机の整理におすすめの100均グッズは？

机のまわりを整理整頓するのに収納グッズがほしいけど、安くそろえたいというのが本音ですよね。そこで、机の整理にぴったりな100均グッズを教えてもらいました

整理に使える100均グッズ

カラーバリエーション豊富なA4クリアファイル

A4の書類を収納する際には、透明のクリアファイルを使用しましょう。クリアファイルにはラベルやタグをつけると、必要な書類を探しやすくなります。また、緊急度に合わせて色分けすれば簡単に見つけられます。

ファイルボックス

書類を収納するのに適しているのがファイルボックスです。種類が豊富なので、用途に合わせて色や形を選びましょう。特に立て型のファイルボックスは机の上の仮置きゾーンに向いています。また、横長の物は大引き出しに適しています。さらに、紙でできたファイルボックスは、使わないときは畳めて、捨てるのも簡単です。

トレイ類

引き出しの中に仕切りのあるトレイがあると便利です。底の浅い物や深い物、大サイズ、小サイズと種類があるので、入れたい物の大きさに合わせてそろえるようにしましょう。また、ペン類やハサミ、カッター、定規などの収納には長方形のトレイが向いています。奥行きがあるので、長さのあるものを収納することができます。

道具箱・アルミ缶・小サイズのお弁当箱

蓋つきの道具箱は、蓋の部分にも物を入れれば、トレイを2つ用意するよりもお得感があります。さらには、引き出しの仕切りとしても活用できます。また付箋やクリップといった小さい物は、アルミ缶や小さいお弁当箱に収納するとよいでしょう。おしゃれ感がほしいときはアルミ缶に、探しやすいのがよいのなら透明の小サイズのお弁当箱に入れるなど、使い分けてみましょう。

斜めのペン立て

斜めのペン立ては、仮置きゾーンにペン類を収納するのにぴったり。場所も取らず、斜めになっているので、取り出しやすく戻しやすいところが便利です。

整理整頓は、できる場所からひとつひとつ着実に！

「一度ですべてを整理しようとせずに、まず引き出しをひとつ片づけることからはじめていきましょう」と宮崎さんは言います。仕事中にいきなり全部を片づけるのは大変ですが、手が空いた際に、まずは1カ所片づけ、次の日には別の場所を片づけましょう。1カ所ずつ着実に片づけていければ、整理整頓が億劫になることもありません。今回紹介した片づけ方法は手軽にできますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！

（監修・文：宮崎佐智子、文：唐沢未夢）

※画像はイメージです。