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Gmailに署名を入れる方法とは? 変更・追加など便利な使い方

ほし ななこ

Gmailに署名を入れる方法を、PCとスマホそれぞれのやり方で紹介します。Gmailに署名を入れられない時の対処法は? 画像も入れられるの?  など、Gmailの署名設定に関する疑問に答えていきます。

Gmailの署名とは、送信元の情報などをメールの最後にテキストスタイルで表示するものです。

メールに署名が設定されていることは、ビジネスマナーの1つともいえます。送信されたメールに署名がついていると、それだけで信頼感が増しますよね。

今回は、Gmailにおける署名の設定方法を、PCとスマートフォンそれぞれ解説。署名の便利な使い方を紹介します。

Gmailに署名をつけるための設定方法

ここからは、Gmailに署名を載せるための設定方法を説明します。PCとスマートフォン、それぞれに分けて紹介していくので手順に沿ってやってみてくださいね。

実際の画面のキャプチャと共に説明をしていきます。やってみれば意外と簡単です。まずは、PCでのやり方から見ていきましょう。

PCでGmailに署名を挿入する方法

PCを使って、Gmailに署名を挿入する方法です。始めに、Google ChromeでGmailの画面を開きましょう。

(1)まず始めに、画面右上にある歯車マークの設定ボタンをクリックしましょう。

(2)すると、下に「すべての設定を表示」のボタンが現れるので、そちらをクリック。

(3)たくさんあるメニューの中に「署名:」があります。その中の「新規作成」をクリックしてください。

(4)「署名の名前」を入力してから、「作成」をクリックしましょう(この「署名の名前」は、複数登録した場合の署名の区別をするための名前です。自分自身で分かりやすいものにしておくといいでしょう)。

(5)右側の入力スペースに、自分の署名にしたい文言や記号(会社名、所属部署、氏名、所在地、メールアドレス、ホームページのURLなど)を入力します。その後、下にあるデフォルトの署名を選びましょう。デフォルトの署名を設定しておくと、メールを作成する都度署名を設定する手間がかかりません。

(6)すべての入力が完了したらそのまま画面下までスクロールし、一番下にある「変更を保存」をクリックします。

ここまでの一連の作業で、署名の作成作業は終わりです。

署名の設定ができたら確認

なお、署名の設定が一通り完了したら、実際メールが送信された場合どのような形でメールに設置されるのかを確認してみましょう。特に、ビジネスメールで使用する場合には、間違いがあっては大変です。事前に確認しておくと安心ですよね。

確認の仕方は、実際に自分が持っている他のメールアドレスへメールを送信するのがいいでしょう。署名を確認するためのテスト送信の方法は、以下のとおりです。

(1)署名を確認したいGmailアカウントのメールの送信画面を開きます。この時点ですでに署名が設置されているはずです。

(2)テスト送信をしてみましょう。受信メールを確認し、署名の具合を見てみます。誤字がないか、バランスはどうかなどを確認して、必要に応じて修正や変更を行いましょう。

これで、Gmailへの署名の設定が、確認含めて全て完了です。

また、署名のデザインはビジネス向きの堅いイメージのものから、優しいイメージのもの、さらには遊び心のあるものまでさまざま考えられます。

ぜひ、自分のイメージに合ったものや、会社のイメージに合った署名のデザインを取り入れてくださいね。メールの署名からも、自身をアピールできますよ。

スマホ(iPhone・Android)のGmailアプリで署名を挿入する

ここからは、スマートフォンを使った署名の挿入方法を紹介します。スマートフォンの場合には、Gmailアプリを使用して行います。それでは、さっそく始めていきましょう。

まずは、スマートフォンのGmailアプリで、Gmailの画面を開いておきます。

(1)左上のメニューアイコンの、3本ラインをタップします。

(2)歯車マークの「設定」をタップ。

(3)署名を入れたいアカウントを選択します。

(4)「署名設定」をタップしましょう。

(5)モバイル署名の右側にある設定をON側にスライドします。

(6)その下にあるスペースに、設定したい署名の文言や記号(会社名、所属部署、氏名、所在地、メールアドレス、ホームページのURLなど)を入力しましょう。

(7)署名の入力が終わったら、「戻る」をタップ。ここまでで、署名の設定作業は終わりです。

署名の設定ができたら確認

一通り署名の設定が完了したら、スマホの場合も実際どのようにメールに設置されるかを確認してみましょう。確認の仕方は、実際に自分が持っている今回署名を設定したGmailアドレス以外のメールアドレスへ送信してみます。

テスト送信の方法は以下のとおりです。

(1)メールの送信画面を開きます。

(2)テスト送信をしてみましょう。

(3)受信メールを確認して、署名の具合を見てみます。誤字がないかどうか、デザインのバランスは大丈夫かなどを見て、必要に応じて修正や変更を行いましょう。

これで、スマートフォンを使ったGmailへの署名の設定が完了です。

スマートフォンでの署名も、上下に罫線を入れるなどデザインにこだわることができます。魅力的な署名のデザインを考えてみてくださいね。

次ページ:署名を追加したり変更したりする方法

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