感謝が伝わる「お礼メール」の書き方は？　ポイントや注意点・例文を紹介

作成: 2020.09.24

ビジネスメールでは、さまざまな事柄に対してお礼を伝える場面が多いと思います。どう表現したら良いか分からず、ついつい簡素で業務的なメールになってしまいがちという人もいるのでは？　今回はマナー講師の三上ナナエさんに、感謝の気持ちが伝わるお礼メールの書き方やポイント、例文を教えてもらいました。

ビジネスではお世話になった時や、何か特別な計らいをしてもらった時など、感謝の気持ちを伝える場面が多くあります。

直接顔を合わせてお礼を言える場合は、表情や声のトーンでその気持ちもストレートに伝わりやすいものですが、文字だけであるメールは、一工夫しないとワンパターンで業務的なものとして伝わる可能性もあります。

お礼を伝える際のポイントやシチュエーションごとの例をご紹介しますので、せっかくの思いが真意通りに伝わるようにしましょう。

お礼メールのポイント7つ

訪問や会食のお礼、助けていただいたことへのお礼など、さまざまのお礼のシーンがありますが、共通して押さえる基本がありますのでお伝えします。

お礼メールはとにかく早く送ることが大切です。文面にこだわりすぎて遅くなっては本末転倒。スピードがその思いの強さを表現するからです。

その日のうちに送ることが基本ですが、終業間際以降の出来事であれば翌日の午前中までに送るのがベストです。

遅くなればなるほどお礼の効果は薄まります。個人対個人のやりとりではなく、会社対会社のお付き合いであることを意識しましょう。

ビジネスメールの基本でもありますが、件名を見てどんな内容なのかが分かるものにします。

例えば、社外に対しては、以下のような件名を。

・お時間をいただきましたお礼【社名・名前】

社内に対しては、以下のように部署名と名前まで件名に入れておくとより分かりやすいでしょう。

・懇親会のお礼【部署・名前】

・ご同行のお礼【部署・名前】

せっかくのお礼メールでも、誤字脱字があるとその印象だけが強く残ってしまう可能性もありますし、細部に心が行き届いていないようにも思われてしまいます。

必ず読み返しチェックを怠らないようにしましょう。

「取り急ぎお礼まで」という言葉はよく使われがちですが、「他に急いでいることがあるので十分なお礼を言えず、すみません」という意味です。

せっかく感謝の気持ちを伝える目的のメールが、手抜きをした印象になるのはもったいないです。

後から改めてお礼をする場合は「取り急ぎ」という言葉の代わりに、「まずはお礼を申し上げます」などの表現をおすすめします。

ただ「ありがとうございました」だけ書くと、何に対してそう思ったのか伝わりづらく、事務的に送っているような印象もあります。

主語を具体的にし、何に対して感謝しているのかが伝わるようにします。

・結構な品をいただき誠にありがとうございます。

・お気遣いくださりありがとうございます。

・このたびは暑い中お越しくださりありがとうございます。

・貴重なお時間をいただきありがとうございます。

また、内容には相手の言葉やエピソードなど書き添えることで熱意を感じてもらえます。

・〇〇さんが「〜」とおっしゃった時、まさに目から鱗が落ちました。

・〇〇さんが〜をしてくださった時、広い視野のお心遣いに感動しきりでした。

・〇〇さんのように相手を唸らせる説明ができるよう私も精進いたします。

結びの言葉は文章全体を引き締めるものですので、あっさりと終わらせず、丁寧さを伝えることで本文も引き立ちます。

・まずはお礼を申し上げたくご連絡させていただきました。ありがとうございました。

・メールにて大変恐縮ですが、まずはお礼を申し上げます。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。