催促メールの注意点や書き方のポイント・例文を紹介
仕事において、メールの返信がなかなか来ない場合、催促していいものかどうか判断が付かずに悩んでしまうこともありますよね。マナー講師の三上ナナエさんに、催促メールを作成する上での注意点やポイント、例文を紹介してもらいました。
待っている返事が来ないと仕事も滞りますし、「忘れられているのでは？」と不安にもなりますね。
特にメールでの催促は、ニュアンスや感情が伝わりづらいので、門が立たないような配慮が必要です。
相手を不愉快にさせずに返信をしてもらえる催促のメールには、いくつかのポイントがあります。
こちらの思いがうまく伝わるための具体的な内容を文例とともにご紹介します。
目次
催促メールを送る前に注意すること
まずは、催促メールを送る前に注意しておくことについて紹介していきます。
催促メールを送る前にメールボックスを確認
まず確認することは、自分のメールが相手にちゃんと送られているかどうかです。
下書きのフォルダーに入ったままになっていないか、エラーで戻ってきてしまっていないか？
そして、相手からの返信が迷惑メールフォルダに入ってしまっていないかも確認を忘れないようにしましょう。
催促メールを送るタイミングを考えよう
どの時間だったらすぐに返事をしてもらえる可能性が高いのか、相手の仕事内容や行動パターンを考えて送りましょう。
何らかの返信をもらう上でも、遅い時間にならないように配慮します。
一般的には、業務開始から10時くらいまでの間はバタバタしやすいので、10時以降～15時くらいまでがおすすめです。
行き違いを考慮した文章を考える
例えば、「先日お送りしましたが、ご確認いただいておりますでしょうか」は少々責めるようにも聞こえます。
・締め切り日の認識がお互い違っていたかも？
・システムの不具合でメールが届いていないのかも？
・締め切り日の件でこちらに伝言連絡があったかも？
これらを念頭に置くことで、配慮が伝わるメールの内容を考えられることにもつながります。
