誰も電話を取らない職場。平等に電話応対してもらうコツ ＃お仕事ハック
仕事で大成功を成し遂げたいとか、そんな大それた野望はないけど、なんとなくうまくやりたい。いつもの働き方を小さくアップデートする「お仕事ハック」を紹介します。
今回は「誰も電話に出ない」というお悩みに、ライターのトイアンナさんがアドバイスします。
職場で誰も電話を取らない
私の部署で、一番年下だった新人の子が先日退職したためか、それ以来、誰も電話を取ろうとしないのが悩みです。正直「新人が電話に出なければいけない」文化は時代遅れな気もするので誰が出てもいいと思うのですが、誰も電話に出ようとせず、結局いつも私ばかりが出てしまいます。みんなに平等に電話対応してもらうには、どうすればいいのでしょうか。
あっごめん、それ私。職場で電話に出られない、トイアンナです。
私にこの相談の回答を書かせていただく資格があるのでしょうか。とはいえ、電話になぜ出られないかをお伝えすることはできそうです。
ずばり、職場で電話に出られないのは「操作方法が分からないから」です!!
あ、今「バカなの？」って思ったでしょう。私の千輪眼でありありと見えましたよ。電話をカチ割りそうな相談者さんが！ しかし、これはマジな話なのです。
固定電話には思わぬ障壁がある
私は今年32歳になりますが、これまで固定電話の操作を一切教わってきませんでした。新卒の会社で社用携帯を持たされ、固定電話のない会社でやってきたからです。
転職後は固定電話で受電こそできるようになりましたが、部署の社員はわずか5名。転送もへったくれもありませんでした。
「内線ボタン、何をどう押したらいいか不明」
「転送っていったいどうやってるの？ 魔法にしか見えない」
「内線で受電してから保留ボタンを押したら電話が切れたのはなぜ……」
などという、極めて人様に質問しづらい技術的な障壁から、今でも電話が取れません。
なお、今どきの新卒社員ほどその傾向が強いはずです。なぜなら彼らは、自宅に固定電話がなく携帯だけで育ってきた世代だからです。
「使い方を知らない技術」は意外と多い
では、どうやって問題を解消したらいいか。
「今さら聞きづらい社内の電話機器使用法」というプチ研修を開いていただきたいのです。研修・勉強会という体裁でしたら「怒られた」と思わずに受電方法を学べます。
受電に限らず、コピー機でホチキス止めする方法、トナーのインクを変える方法、宅配便の集荷方法など「いつも誰かが請け負っているため、ほかの人が使い方を知らない技術」はたくさんあります。
かつて私が常駐したオフィスでは、ある部署だけが電気のオン・オフを担当していたため、ほかの部署が電気の切り方を知らないなんていう、ギャグみたいな事態を引き起こしたこともあります。
「まさか、そんなことも知らないの？」とは思わず、ランチタイムなどを利用して、ご指導を賜れれば幸いです。
POINT.
・電話に出てくれないのではなく「出られない」可能性を考える
・研修形式で教え合えば、思わぬ障壁を取り除ける
・とはいえ相談者さんに頼らせていただきます、申し訳ございませんでした
（文：トイアンナ、イラスト：黒猫まな子）
※この記事は2019年12月10日に公開されたものです
