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コラム 働き方

仕事を効率的に終わらせたい #お仕事ハック

ぱぴこ

仕事で大成功を成し遂げたいとか、そんな大それた野望はないけど、なんとなくうまくやりたい。いつもの働き方を小さくアップデートする「お仕事ハック」を紹介します。

今回のお仕事ハックは「仕事を効率的に終わらせたい」という女性のお悩みに、外資系OLコラムニストのぱぴこさんがアドバイス。

仕事を効率的に終わらせたい

私はデスクワークで、業務量が多いわけではないのですが、いつも遅くまで残業してしまいます。何かひとつの仕事をしていても別の仕事に意識が向いてしまったり、変なところでこだわってしまったりして、時間が経ってしまいます。どうすれば定時内に効率的に終わらせることができますか? 効率化のコツがあれば教えてください。

あなた、「注意力が散漫」な傾向がありませんか……? と思わず手を差し伸べてしまう相談がまいりました。

非常に「仲間」なニオイがする相談文を読んで「わかるー!」と叫びました。特に「何かひとつの仕事をしていても別の仕事に意識が向いてしまう」あたりね。めちゃくちゃわかる。本当に心の底からわかる。

私自身、この原稿も本来やるべき仕事に飽きて書いています。それにも途中で飽きて、さっき別の仕事をするついでに外出しました。ダメすぎる……。

これらの行動は「テスト前に部屋の大掃除にいきなり取りかかる」心理に似ています。「やるべきこと」と向き合うのが嫌なので、別のタスクで気を紛らわせようとするわけですね。本当に、心の底から、非常によくわかります。

無駄だとわかっているのか、いないのか

もうひとつの「変なところでこだわってしまったりして」の部分は、私はあまりありません。が、「やりたくないなーーーー」と思っている仕事に対して「やらなくては。だがしかし、やりたくない」という強い気持ちから、無駄に配色にこだわってみたり、デザインにこだわってみたりする、「いらない」仕事をすることはあります。

相談者さんの「無駄なこだわり」はどちらのパターンでしょうか?

1.実施しているときは「無駄なこだわり」だと気がついておらず、あとになって非効率だと気づく

2.無駄だとわかっているけど、気を紛らわせるためにこだわってしまう

1の場合は、「そもそも必要な作業なのか?」と実施する前に確認するのが有効です。自分で判断できない場合は、上長などに確認してから着手することで回避できます。

2の場合は、先にも述べたように「注意力が散漫」な可能性もあるので、これから説明する対応策を読んでみてください。

注意力散漫、マルチタスクが苦手、無駄なこだわり……どう付き合う?

多少の切り分けは必要ですが、「注意力が散漫」で「無駄なこだわり」があると、自分が「今やりたい」と思う仕事以外はうしろ倒しになり、優先順位が低い作業や仕事に没頭するという行動が発生します。結果、相談者さんが言うように、「やらなきゃいけないことが終わらずに残業」という事態を招きます。

残業はいやだし、できるだけ効率的にしたい……と思う気持ちはわかります。私も何万回も思い・願い・祈り、何度も世の中の「効率的な仕事術」「生産性を上げるためには」的なライフハックを試しました。

しかしですね、そもそも自分の「気分のムラがある」「こだわりを捨てられない」という特性を無視して世の中の「効率的な仕事のやり方」を入れ込もうとしてもだいたい失敗します。はい、私のことです。

やみくもに「効率化」の旗印を掲げても、無意味

では、どうすればいいのか。自分の特性を否定せず、潔く「できない」ことを認めましょう。人は自分のマイナスポイントを認めることからでしか、改善はできないのです。今回はそんなムラッ気がある人のためのお仕事ハックをご紹介します。

1.雑音をシャットダウンする

集中力が切れたり、別のことが気になったりすると、やる気のスイッチを入れるのが大変になります。それは人の声かもしれないし、電話の着信音やタイピング音などの雑音かもしれないし、メールやチャットのポップアップ通知かもしれません。

人の声は許せるのであれば、イヤホンなどで音楽を聴きながら作業すると外界の雑音をシャットダウンできるので効果的です。

仕事の最中に別のタスクが気になるタイプの人に、メールやチャットの通知は鬼門です。優先度など関係なく、目についたものに対処してしまい、結果として「本来やるべき業務」がおざなりになる可能性があります。

そのため、ポップアップ通知を切るか、一定時間メーラーを落とすなどして作業に集中してみてください。本当に緊急だったら電話がきます。

2.時間を決めて集中する

1に関連しますが、進捗は置いておいて「この時間はこの作業だけをする」と30分~2時間程度、自分の集中力に合わせて作業時間を決めてしまうのも有効です。「ちょっとAをやって、ちょっとBをやって」ということを繰り返す2時間と、「とにかくAをやる」と進めるのでは、結果に差が出ます。

「2時間やる!」と意気込んだものの、途中で無理だなと思ったら、キリのいいところで切り上げましょう。タスクをある程度の塊で管理すると、さまざまな仕事にちょこちょこ手をつけるより効率は上がります。

また、追い込まれているときは会議室などの密室になれる場所を取って、そこで集中して作業するのも有効です。

3.週単位で作業計画を立てる

職種にもよりますが、「今日絶対にやらなくてはならない仕事」が唐突に発生する確率は低いです。発生した場合は、上長・同僚合意のもとで「今日中に!」と緊急度が高いタスクが振られるので、それを粛々とこなすだけです。

短絡的に「今日の進捗が悪すぎる……」と判断せずに、週という中期的な期間の中で締め切りや優先度を判断するようにしましょう。

2でも触れましたが「タスクを塊で管理する」という意識を持って眺めることで、「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と混乱するのを避けることができます。冷静に見てみると「今日がんばらなくてもいい仕事」というのは大量にあるものです。

4.気分が乗らないときは潔くあきらめる

3に関連しますが、もうどうにもこうにも「今日はできない」となったら、潔くあきらめてさっさと帰るというのも重要です。「できてないけど、やらなきゃ……」とズルズル仕事と向き合っても、生産性はゴミ、進捗もゴミ、そして無駄な残業……という誰も幸せにならない結果が待っています。

潔く、明日の自分に期待する姿勢も重要です。どうで向き合っても進まないなら、ダラダラとやって疲れるよりも、帰って寝たほうが100倍マシです。

結論:自分の癖を理解し、対処法を考えよう

「あるべき」姿から離れた自分と向き合うと「あれもできていない」「これもできていない」と減点法で判断してしまい、自己肯定感が息を引き取る結果になります。

人には誰でも得て不得手があります。自分の「癖」を矯正しようとするよりも、その「癖」をカバーする対処法を考えたほうが100倍生産的で、結果的に効率化につながります。

今回の内容を参考に、どうしたら「楽に自分の癖と付き合えるか」を考えてみてください。

POINT.

・無駄な作業だと理解していてやっているか、いないのかを切り分けよう
・やみくもに「効率化」「生産性」を追い求めてもさらなる無駄が生まれる
・自分の癖を理解して、矯正ではなく共生できる方法を考えよう

(文:ぱぴこ、イラスト:黒猫まな子)

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