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専門家 スキル

説明下手を改善するコツは「話す範囲の合意」にあった!

ぱぴこ

仕事で上司や取引先にプレゼンをしたとき、自分の説明がうまく伝わらなくて悩むことはありませんか? この記事では、あなたの説明が相手に理解されない理由や、説明下手を改善するためのコツについて、OLコラムニストのぱぴこさんに解説してもらいました。

「プレゼンが得意」「説明だーい好き!」と胸を張って言える人はどの程度いるのでしょうか。

私も社会人人生が長くなってきましたが、苦手というほどでもないものの、超得意! 任せて! と言えるほどうまいとも言えません。

しかし、仕事をする上で顧客はもとより、自分の上司や自社内においても「プレゼン」は必須、プレゼンまでいかなくても「説明」を避けて通ることはできません。

準備して望んだプレゼンなのにいまいち相手に伝わらず、「伝えたいことが伝わらない」で終わってしまうと、がっかり度は5割増しになりますし、誰かに何かを聞いたり、確認したり、説明したりするときに「わかりにくい」と言われてしまうのも、仕事が積まれたままになる原因になります。

今回は、そんな「説明下手」を改善し、伝えたいことを伝えてスムーズに仕事をするための方法論を考えていきましょう。

なぜ自分の説明は相手に理解されないのか?

「言いたいことが伝わらない」は、大きくわけて2つの原因があります。

1.説明の意図・目的がわからない
2.表現が適切でないため理解するのが難しい

どちらも「言いたいことが伝わらない」という表現に集約されますが、それぞれ原因がちがうため、改善策もちがいます。

まずは自分の「言いたいことが伝わらない」ということがどちらの原因で発生しているのか? を分解しましょう。

ただし、多くの説明で「何が言いたいんだ?」と相手に思わせてしまう要因は、大前提である「目的の共有ができていないところから話しはじめてしまう」に起因します。

つまり、原因のうちの「1.説明の意図・目的がわからない」です。

1がきちんと共有された上で、「2.表現が適切でないため理解するのが難しい」が発生していた場合は、「もっとわかりやすく話してくれたらより理解が深まるのに」といったクオリティの問題で処理され、いわゆる「わかりやすい話し方」といったテクニックの問題になります。

ただ単純に「表現がわかりにくい」場合は「●●ってこと?」と聞いている側からの質問によって補足する機会ができるので、クリティカルな問題としての「説明下手」の原因は1であると言えます。

次ページ:説明下手を改善するコツ

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