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雑学 働き方

【PC時短塾4】資料作成をスピーディーにこなすExcel関数活用テク

古作光徳

上司や同僚に頼まれて資料作成を行うとき、「WordやExcelがもっと使いこなせたら早く終わるのに!」と思うことがありませんか? 単純に文書を作成するだけならタイピングの腕を磨くのが時短の近道ですが、“計算”や“まとめ”といった処理が必要とされる表計算は、ちょっとした関数の活用テクを覚えておくだけで驚くほど速く仕事を進めることができます。そこで今回は、今すぐ活用できる簡単な関数活用テクをご紹介します。

実はクリックで選ぶだけ! 関数は全然怖くない!?

“関数”という言葉を聞くと、「えっ、なんか数学みたいで難しそう……」なんてイメージを持つ人も少なくないと思います。いえいえ、そんなことは全然ありません。確かに、Excelには本格的な処理を行うための専門的な関数も数多く存在しています。しかし、一般的な事務仕事で使う処理と言えば、金額計算を例に挙げれば、合計金額や平均額、最低額、最高額を求めるといった程度のことがほとんどです。そういった計算であれば、いちいちセルを開いて関数を手動入力するといった面倒な操作は一切要りません! Excelの編集画面から「合計値」や「平均値」といった具合に計算したい項目を選んで範囲を指定するだけで簡単に計算することができます。

計算結果を表示するセルを選択したらExcelの「ホーム」リボンを開き、図のプルダウンメニューから処理を選択します。ここでは、数値の合計を求める「合計」を例に説明します。

計算結果を表示するセルを選択したらExcelの「ホーム」リボンを開き、図のプルダウンメニューから処理を選択します。ここでは、数値の合計を求める「合計」を例に説明します。

範囲を指定に進みます。最初に選択したセルに結果が表示されます。範囲の指定はドラッグ操作で行えるほか、「Ctrl」キーを押しながらクリックすれば離れたセルを選択することもできます。

範囲を指定に進みます。最初に選択したセルに結果が表示されます。範囲の指定はドラッグ操作で行えるほか、「Ctrl」キーを押しながらクリックすれば離れたセルを選択することもできます。

今回は合計を求める関数を利用しましたので合計金額が計算され、結果がセルに入力されました。

今回は合計を求める関数を利用しましたので合計金額が計算され、結果がセルに入力されました。

簡単に利用できる関数はコレ!

●合計(SUM)
選択した範囲内にある数値の合計を自動計算します。

●平均(AVERAGE)
選択範囲内にある数値の平均値が計算されます。

●数値の個数(COUNT)
選択範囲内にある数値の個数がカウントされます。

●最大値(MAX)
選択範囲内にある数値の最大値が表示されます。

●最小値(MIN)
選択範囲内にある数値の最小値が表示されます。

まとめ

今回紹介した関数計算テクは、操作そのものは非常にシンプルですが、知っているだけで作業時間がグッと短くなるテクなのでぜひ覚えておきたいですね。次回はパソコンとスマホを連動して仕事を効率化するテクニックを紹介したいと思います。お楽しみに!

(古作光徳)

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