意外な落とし穴！　「取引先に送るメール」での失敗あるある5つ

働く女性なら誰もが送る可能性のある「取引先へのメール」。失礼のない内容、かつ、ちょうどいいタイミングで送るのがベストですが、時には失敗してしまうことも。どんなメールをしたら嫌がられたのか、働く女性にアンケートをとってみました。

Q.取引先へのメールで失敗したことはありますか？

ある……26.1%
ない……73.9%

だいたい4人に1人が、取引先へのメールで失敗したことがあると答えています。その具体的な失敗エピソードをみていきましょう。

肝心なものがついてない！

・「添付資料をつけ忘れてメールしたこと」（28歳／人材派遣・人材紹介／事務系専門職）
・「相手の名前を入れ忘れた」（33歳／小売店／販売職・サービス系）

添付資料のつけ忘れは本当によくあることなので気をつけたいですね。名前の入れ忘れはとても失礼なので絶対にNG！

宛先を間違えてしまった！

・「コピペして、名前だけ変えようとしたら忘れてしまい、社名を間違えて入れたまま送信してしまった」（29歳／アパレル・繊維／事務系専門職）

これも、やってしまいがちなミス。相手もなんとなくわかってはいるものの、実際にこういう形でメールが来てしまうと信頼を失いがちですよね。

変換ミスをそのまま送ってしまった！

・「誤変換をそのまま送信してしまった」（30歳／食品・飲料／事務系専門職）
・「『です』を『でしゅ』と送った」（27歳／情報・IT／経営・コンサルタント系）

焦らず、一度ザッと誤字脱字がないかどうかチェックしてから送るようにしましょう。変換ミスの多いメールは、相手に雑でいい加減な印象を与えてしまいます。

送るタイミングを誤ってしまった！

・「海外の取引先に送ったら時差があって拒否された」（27歳／電機／技術職）

時差のある相手に送るときは、向こうが深夜や早朝など、メールを送るには非常識な時間帯じゃないかどうかを確かめるようにしましょう。

不適切な表現を見逃してしまった！

・「敬語の使い方を間違えてしまった」（28歳／情報・IT／秘書・アシスタント職）
・「フランクなメールできたので、フランクに返信したら返信がなかったこと」（33歳／その他／クリエーティブ職）
・「仕事納めの日に年の瀬のあいさつをメールで送ったら、相手は年末年始に関係なく仕事だった」（29歳／団体・公益法人・官公庁／事務系専門職）

言葉だけのコミュニケーションだから表現方法や内容には気をつけたいもの。どうしても文面に自信がなかったら、送る前に先輩や上司にチェックをお願いしてみては？

中には、自分の失敗ではなく、相手先の失敗で幻滅したというエピソードも。「契約打ち切りになった相手から、『まずは時間をください、わざわざ行きますので』という言い方をされ、“わざわざ”なら来なくていいよと思ってしまった」（25歳／電機／事務系専門職）という耳の痛いエピソードまで。メールでのコミュニケーション次第で、印象が左右されてしまうからこそ、相手の立場に立って考えたいものですね。あなたの「取引先に送るメール」での失敗はありますか？

（ファナティック）

※「マイナビウーマン」にて2014年2月にWebアンケート。有効回答数295件（22～34歳の働く女性）

※この記事は2014年02月25日に公開されたものです