タイムマネジメントとは。仕事ができる人になる6ステップ

コロナ禍において在宅勤務が導入された会社も多いのではないでしょうか。私は前から在宅勤務を利用していましたが、「半強制的に毎日家」となると話が違うものだなと実感しました。

また、在宅勤務においての効率や生産性などのタイムマネジメントをどうしていくのか？　という点で、さまざまな悩みを聞くようになりました。

半強制在宅期間が終わった後にどうwithコロナをしていくのか!?　その時のタイムマネジメントとはどうなっていくのか。

今回はそんな観点も含め、仕事の効率化について考えていきましょう。

タイムマネジメントとは

元々の英単語であるTime Managementを直訳すると「時間管理」になります。

もう少し意図を加えて解釈すると「時間を管理し、時間を有効に活用すること」となるでしょう。

つまり、限られた時間枠の中で目標やゴールを達成するために時間を有効的に活用し、できる限り効率良く物事を進めていくことを指します。

限られた業務時間においていかに成果を出すか？　が問われるため、社会人スキルとして取り上げられることが多く、会社の研修でも頻出するテーマです。

タイムマネジメントのメリット

ある意味「社会人基礎」科目といっても過言ではない、タイムマネジメントですが、具体的にタイムマネジメントができることによるメリットは何でしょうか。

（1）仕事の優先度の判断ができる

時間という有限のリソースを割り振る考え方が身に付くため、「どの仕事をやるべきか？」の優先度の判断をするようになります。

優先度が高い業務に意識的に取り組む形になるので、結果として業務の効率化が図れます。

（2）不要な仕事を「やめる」検討ができる

「とにかくやらねば」という感覚から「必要なものから着手する」という発想に変わるため、今まで何となくやっていた「不要な業務」の存在を可視化することができます。

要はやらなくていい仕事を捨てることができます。

（3）自分の仕事の総量が可視化される

何にどの時間を割り振るか？　を決めるためには、自分が一体何の仕事を持っているのかを整理しなくてはなりません。

普段業務をしていると、総量をきちんと把握する時間を取らずに「とりあえず」で仕事をしてしまいがちですが、把握するきっかけになり効率化につながります。

（4）仕事の姿勢への評価が上がる

「スケジューリングがきちんとできている＝自分の仕事量の把握ができている」ということなので、依頼事項があった場合、その回答時期などをすぐに伝えることができます。

「速さと正確さ」は仕事における評価で重要なポイントのため、「できる人」の印象付けが可能です。

（5）ワークライフバランスへの寄与

仕事が効率化されて最もいいことは余暇の時間が増えることです。自分のプライベートの時間を確保できるようになるため、生活にメリハリができます。

タイムマネジメントができないとどうなる？

ここまでメリットを見てきましたが、逆にタイムマネジメントができていないとどうなるのでしょうか？

（1）仕事での無駄が発生

仕事の優先度判断ができていない＝タイムマネジメントができていないということです。それによって、今着手するべきではない仕事から片付けてしまったりと無駄が発生します。

（2）残業時間が増える

無駄が増える＝時間がかかる。業務時間内に終わらせることができず、残業が恒常化しがちです。

もちろん仕事量によって残業がやむを得ない場合もありますが、無駄な時間によって発生する残業は思いの外、多いです。

（3）スケジューリングミスや抜け漏れが発生しやすい

タイムマネジメントができている人は、仕事の予定の把握ができていますが、できていない人は「自分は今日何をするんだっけ？」など、予定をきちんと把握せずに作業してしまいがちです。

結果、ダブルブッキングをしたり、本来やるべきことが抜けていたりとミスをしやすい傾向があります。

タイムマネジメントができるようになる6ステップ

タイムマネジメントができている方が良い、ということが分かってきたところで、実際にそれができるようになるために必要なことはなんでしょうか？　順番を踏まえて見てみましょう。

ステップ1：業務の可視化

何といってもまずは現状把握！　「普段の自分が一体何にどのくらいの時間を使っているのか？」を把握しないことには、効率化などできません。

自分が普段やっている業務は、改めて洗い出してみると意外とあります。

後で整理をすればいいので、とにかく箇条書きでどんどん書き出すことです。書き出したら、日次・週次・月次と頻度ごとにグルーピングしておくと後々の優先度の判断に役立ちます。

ステップ2：優先順位の判断

今の仕事が把握できたら、次にやることはそれぞれのタスクの優先度判断です。先ほどグループ分けした頻度別に、重要度を大・中・小程度で切り分けます。

整理も優先度判断も「今後、仕事を効率化するために把握する」ことが一番重要なので、あまり悩まず、かつ正解を出そうとせずに分けてください。

ステップ3：発生頻度と優先順位の見直し

ステップ1と2が終わった時にやってほしいのが、最初に分けた日次・週次・月次単位と優先度の見直しです。

おそらく日次だと思っていたが週次で良かったり、優先度が高いと思っていたが中～低に移せるものがあるはずです。

特に日次で発生する優先度が低い業務はおそらくほぼ週次などで塊として処理をした方が効率的なはずです。ここで「切る業務」をある程度見いだせると、それだけで効率はぐっと上がります。

ステップ4：ゴール設定をする

重要度の高い仕事が分かったら、ゴールの設定をします。タイムマネジメントの目的は生産性の向上です。

できたか？　できていないか？　を管理するためには、「いつまでに、どのレベルで」というKPI（目標を達成する上で、その達成度合いを計測するための定量的な指標）を設定する必要があります。

この時、全てのタスクにKPIを設定することは絶対にNGです。細かすぎる単位での仕事管理は作業を闇雲に増やして生産性低下を招きます。

あくまで「重要度が高いもの」に対して実施していくのが良いでしょう。

ステップ5：記録する

ここまでで、仕事に対する期日とレベル感が設定されました。仕事に関する計画ができたことになります。ここからは計画に沿った実行が大事になりますが、必ず記録を取るように心掛けてください。

例えば資料Ａを作ることに見込んだ時間が5時間程度、期間は3日だとしたら、その作業時間を記録します。

仕事をしていると5時間ぶっ通しで個人作業ができることはマレなので、細切れで記録する形になります。大体でもいいので何時間程度かつ、どれぐらいの期間がかかったか、を記録し、振り返れるようにしましょう。

ステップ6：結果を確認し、修正する

最後に振り返りです。実際にやったことが、自分が立てた計画通りなのかと、自分が設定した優先度などについて振り返ります。

往々にして1回で確定することは少なく、「思っていたより時間がかかったorかからなかった」「重要度が高いと思っていたがそうでもなかった」などの修正が入ります。

振り返ることで自分の得手不得手や癖も把握できますし、計画精度も上がります。また、立てた計画を守ることが目的ではないため、実行が難しいと感じた場合は現実的な形に変更することが大事です。

意識してタイムマネジメントを身に付けて

タイムマネジメントは仕事効率化のための一般的な考え方なので、研修はもちろん、本やアプリなども豊富にあります。

紙に書き出して管理したり、OutlookやGmailなどの会社メールのスケジュール機能を使ったりと方法は多様にあります。

特に管理職に上がる前後は、自分の仕事以外にもチームの時間管理をする、チームメンバーの能力を高めるために力を使う、など自分一人で完結する仕事は少なくなります。

複数の複雑なタスクを持つようになったときに、タイムマネジメントができているかどうかは大きく仕事の精度に影響します。

早く帰るためにも、自分の将来のためにも、タイムマネジメントスキルを身に付けましょう。

（ぱぴこ）

※画像はイメージです