初めてのメールの書き出しは？　基本構成と例文・注意点を解説【ビジネスメール】

初めての相手にメールを送る時の注意点

初めての相手にメールを送る時には、第一印象が大切です。失礼がないように、次のポイントに注意しましょう。

（1）誤字脱字に注意する

初めて送るメールだからこそ、誤字脱字には普段以上に気を付けましょう。

初回から誤字脱字があると、「雑な人だ」という印象を与えてしまう可能性があります。入念にチェックした上で送信することを心掛けてください。

（2）忘れずに自己紹介する

初めて送るメールでは、相手にいち早く正体を教えて、何者なのかを知ってもらうことが安心感につながります。

ただ名乗るだけでなく、なぜメールを送ったのか、誰からの紹介なのかなどを、書き出しの時点で明記するのを忘れないでください。

（3）件名と内容が合っているか確認する

これは初めてのメールに限りませんが、件名と内容が合っていないメールは、どちらが正しいのか不安を与えてしまいます。「誰かに送ったメールを使い回しているのかな」と思われてしまう可能性も考えられます。

そのため件名の案内と、本文で伝えていることが同じか、送る前に必ずチェックしましょう。

もし複数の用件があるのなら、メールを分けるようおすすめします。相手に最も伝えたいことを厳選し、できるだけ簡潔にまとめるのも、ビジネスメールのマナーといえます。

初めてのビジネスメールは書き出しで自己紹介をしっかりしよう

ビジネスシーンにおいて初めてのメールを送る時は、受け手にとって読みやすく、分かりやすいことを意識しましょう。

特に「突然のご連絡失礼いたします」「初めてメールをお送りします」といったあいさつからスタートし、すぐに自己紹介するのは、安心してもらうために必要な内容です。

その上で用件に入ることで、礼節のあるメールになるのです。そうしないと相手は「この人、誰だっけ？」「前にお世話になったことがあったのかな、忘れてしまったな」と悩む羽目になります。または迷惑メールなどだと思われて、読み飛ばされてしまう可能性も。

今回紹介したポイントを押さえて、相手から信用してもらえるメールを作成しましょうね。

（#にほんご倶楽部）

※画像はイメージです

※この記事は2024年06月28日に公開されたものです